De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.In deze functie bied je logistieke, administratieve en financiële ondersteuning aan de vakgroep.
- Praktische organisatie van en logistieke ondersteuning (bv. lokaalreservatie, zaken klaarzetten, catering) bij doctoraatsverdedigingen en evenementen (bv. congressen, workshops) binnen de vakgroep;
- Onthaal van nieuwe (internationale) medewerkers en hen wegwijs maken;
- Organisatorische en logistieke ondersteuning bieden bij examens (o.a. occasioneel examentoezicht, kopieën examens, …);
- Boekhoudkundige verwerkingen in SAP (o.a. aanmaak van verkoopfacturen, betaling van binnenkomende facturen, verwerking onkostennota's en Airplus uitgaven in Concur);
- Verzorgen van algemene secretariaatsondersteuning (beheer en reservatie vergaderzalen, bestellingen en aanvragen, aankoop en voorraadbeheer van kantoormateriaal, onthaal van bezoekers, toegangscontrole, post ophalen …);
- Mede instaan voor het onderhoud en actualiseren van de vakgroepwebsites;
- Verantwoordelijk voor de alumniwerking en de organisatie van de alumni-activiteiten van de vakgroep;
- Taakoverschrijdend samenwerken met collega's en als back-up fungeren voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten binnen de vakgroep.
Kennis en ervaring
- Je hebt ervaring met (financiële) administratie;
- Je hebt bij voorkeur kennis van SAP;
- Je bent vertrouwd met de courante softwaretoepassingen (MS Office);
- Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen;
- Ervaring hebben in de domeinen financiën en/of communicatie is een sterk pluspunt;
- Je hebt een zeer goede van het Nederlands en een goede kennis van het Engels (zowel gesproken als geschreven).
Vaardigheden en attitudes
- Je bent administratief sterk en je werkt graag met cijfers;
- Je weet je goed te organiseren in functie van prioriteiten en deadlines;
- Je bent flexibel ingesteld qua takenpakket en bereid tot occasioneel avondwerk;
- Je hebt een positieve, proactieve en sociale ingesteldheid;
- Je helpt waar nodig en steekt graag de handen uit de mouwen (logistieke taken);
- Je kan zowel mondeling als schriftelijk vlot en professioneel communiceren;
- Je kan werken binnen een team, maar ook zelfstandig werken schrikt je niet af;
- Je neemt initiatief en je beschikt over een probleemoplossend vermogen;
- Je werkt punctueel en gestructureerd, je bent discreet;
- Je staat garant voor een professionele en klantgerichte instelling waarbij je verantwoordelijkheid opneemt.