Medewerker onthaal/KCC

Als onthaalmedewerker maak je deel uit van de dienst secretariaat en onthaal binnen de cluster ondersteuning en veiligheid. Je rapporteert aan het diensthoofd secretariaat en onthaal.Jouw verantwoordelijkheden:Als onthaalmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor inwoners, bezoekers en professionele contacten van het lokaal bestuur Kapellen, aan de onthaalbalie, de telefoon of via mail.Je werkt binnen een team van onthaalmedewerkers, die elkaar afwisselen aan het onthaal en in het klantencontactcenter (telefoon).Aan het onthaal beantwoord je allerlei vragen, help je om afspraken te maken of zorgt voor een correcte doorverwijzing. Je staat in voor de klantgeleiding bij afspraken, vergaderingen en de ontvangst van allerlei leveringen.Aan het onthaal is ook een snelloket verbonden, waar inwoners zonder afspraak terecht kunnen voor allerlei documenten.In het klantencontactcenter sta je in voor het telefonisch onthaal, waarbij je afspraken maakt, zoveel mogelijk vragen in de eerste lijn probeert te beantwoorden, eventueel gericht doorschakelt naar of een telefoonnotitie maakt voor andere diensten.

Wat verwachten wij:

• Administratieve vaardigheden zijn je 2e natuur (telefonische contacten, standaard mail- en briefwisseling).
• Indien je algemene kennis en inzicht hebt in de werking van de gemeentelijke diensten is dit een pluspunt
• De basis office-toepassingen hebben voor jou geen geheimen (outlook, word, excel)

Persoonlijke competenties:

• Samenwerkingsgericht en geëngageerd: zowel individueel als in teamverband kunnen werken en bijdragen aan een fijne teamgeest.
• Klantgerichtheid: klanten op een vriendelijke en passende wijze voorthelpen, zich hulpvaardig opstellen, kunnen omgaan met een divers publiek. Je neemt je verantwoordelijk bij fouten of klachten.
• Flexibiliteit: zowel op gebied van taakinvulling als uurrooster zich flexibel opstellen, alsook je werktempo kunnen verhogen indien de situatie dit vereist. Indien nodig kan je je prioriteiten veranderen.
• Communicatief vermogen: zowel verbaal als non-verbaal zich vlot en genuanceerd kunnen uitdrukken, informatie op een correcte en begrijpelijke manier overbrengen.
• Integriteit: discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Taakuitvoering en werkorganisatie: de eigen taken plannen en zorgvuldig, correct en efficiënt afwerken.
• Stressbestendigheid: blijft gestructureerd, nauwkeurig, resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden