Medewerker onthaal en administratie regio Oost-Vlaanderen

Ben jij iemand die klanten graag zo snel mogelijk verder helpt zowel telefonisch als aan het onthaal? Hou je van een afwisselde job? En ben je een administratieve duizendpoot? Dan is deze job zeker iets voor jou.Doel van je functieAls medewerker onthaal en administratie verzorg je het fysiek en telefonisch onthaal voor het contactpunt waar je werkt. Je verwijst bezoekers en partners correct door. Je ondersteunt onze organisatie administratief en praktisch op een kwaliteitsvolle wijze.Je verantwoordelijkhedenHoofdtaak: kwaliteitsvol onthaal van de klanten

• Je ontvangt de klant en verduidelijkt de specifieke reden van het contact of bezoek. Je zoekt de klant op in het online opvolgsysteem.
• Je maakt een afspraak met een consulent Nederlands leren of trajectbegeleider of verwijst door naar een contactpersoon (intern of extern).
• Waar mogelijk, beantwoord je al vragen van klanten, vooral van praktische en administratieve aard.
• Je informeert inburgeraars of anderstaligen als een afspraak geannuleerd wordt, bijvoorbeeld wegens ziekte.
• Je beantwoordt vragen van klanten op het info-e-mailadres.
• Je helpt collega’s verder in verband met aanvragen voor treintickets, zalen reserveren en bestelaanvragen.
• Je verwerkt basisinfo en persoonsgegevens van de klant in een online opvolgsysteem.
• Je maakt accounts aan voor de online cursussen en voor de examens van maatschappelijke oriëntatie.

Algemene ondersteunende taken

• Je verdeelt chromebooks aan klanten zodat zij online les kunnen volgen.
• Je houdt toezicht tijdens de examens na de cursus maatschappelijke oriëntatie.
• Je beheert de voorraad van klein materiaal, folders, kantoorbenodigdheden, economaat, drukwerk.
• Je ontvangt leveringen.
• Je verdeelt en sorteert intern de inkomende post.
• Je maakt bestelbonnen op.
• Je maakt documenten op ter ondersteuning van de werking.

Je profiel

• Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels. Spreek je ook een andere taal? Dan is dat een bijkomend voordeel.
• Je beheerst de benodigde telefoontechnieken.
• Je beheerst de benodigde administratieve vaardigheden.
• Je digitaal vaardig: je beheerst Word, Excel, Outlook, Microsoft Teams en kan apps installeren.
• Je kan helder en doelgericht communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan doelgericht en planmatig werken.
• Je staat open voor diversiteit.
• Je werkt klantgericht.