Management assistent
Functieomschrijving
Blink jij uit in administratie en organisatie? Blijf jij steeds helder communiceren, ook wanneer de planning wat voller geraakt? Wil je graag werken in het bruisende Antwerpen? Check dan even onderstaande vacature! Alle advocaten uit het gerechtelijk arrondissement Antwerpen maken deel uit van de Orde van advocaten bij de rechtbank Antwerpen, ook wel balie genoemd. De stafhouder is het hoofd van de Orde en wordt jaarlijks verkozen door leden van de balie. Als management assistent voor het secretariaat voor de Stafhouder en voor de Vice Stafhouder van de balie ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder: · Ondersteuning bieden aan de Stafhouder en de Vice Stafhouder: beheren van de agenda’s, klaarleggen van de stukken, afspraken vastleggen, boeken van hotels, … · Beheren van het secretariaat: inkomende en uitgaande post verwerken, telefoons beantwoorden, onthaal van advocaten, vergaderzalen klaarzetten, kassabeheer, plaatsen en opvolgen van bestellingen, … · Andere teams ondersteunen: o.a. het opstarten van dossiers en brieven versturen naar een groep advocaten, … · Administratieve ondersteuning in events: uitnodigingen versturen, inschrijvingen beheren, naamkaartjes maken, … · Ondersteuning financiëel beheer: verwerken / opladen van inkomende en uitgaande facturen, opvolging algemene mailbox, …
Profiel
Onderstaande troeven heb jij in huis:
- Een opleiding secretariaat of enkele jaren administratieve ervaring vormen de basis voor jouw capaciteiten binnen ons team;
- Je kan vlot met MS Office overweg;
- Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in schriftelijke en mondelinge communicatie;
- Goede basiskennis (schriftelijk en mondeling) van Frans en Engels
- Verantwoordelijkheidszin, nauwkeurigheid, discretie, multitasking (prioriteiten bepalen) zijn woorden die je omschrijven;
- Je bent sociaal en communicatief sterk;
- Een proactieve en oplossingsgerichte mindset;
- Een positieve houding en een gezonde dosis empathisch vermogen.
Aanbod
We bieden jou:
- een contract van onbepaalde duur;
- een 39-uren week met 6 ADV-dagen;
- glijtijdsysteem met mogelijkheid tot opbouw van 12 extra vrije dagen
- 20 vakantiedagen + 1 extralegale vakantiedag
- een marktconforme verloning aangevuld met een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, maaltijdcheques, ecocheques, eindejaarspremie, tussenkomst woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer 100%)