Waarom hebben we jou nodig? De persoon die deze rol eerder vervulde, is intern doorgegroeid naar een andere functie. Zij blijft je collega en zal je in de beginperiode begeleiden, zodat je snel je weg vindt binnen het team en de organisatie.
Waarom kiezen voor deze functie? Je krijgt de kans om een sleutelrol te spelen in de groei van een innovatief opleidingscentrum. Dit is een ideale functie voor iemand die zowel administratief sterk is als graag in contact staat met mensen. Je werkt nauw samen met trainers, klanten en deelnemers, terwijl je ook verantwoordelijk bent voor een vlotte administratieve en logistieke werking.
Wat zijn jouw taken en verantwoordelijkheden: Als Training & Office Coördinator speel je een centrale rol in het beheer van opleidingen en de dagelijkse werking van het kantoor. Je takenpakket is breed en omvat zowel administratieve als organisatorische verantwoordelijkheden.
Kantoormanagement & Administratie - Beheren en up-to-date houden van de database en trainingsgegevens.
- Opstellen en beheren van certificaten.
- Bijhouden van een nauwkeurige database van klanten en leveranciers, inclusief contactgegevens.
- Ondersteunen van de efficiënte operationele werking van het kantoor.
Opleidingsbeheer & Training administratie - Registreren en opvolgen van trainingsactiviteiten, aanwezigheid, evaluatieformulieren en de voortgang van deelnemers.
- Beheren van de trainingsdatabases binnen het Learning Management System (LMS) en opvolgen van certificeringen.
- Coördineren en beheren van onlinetrainingen.
- Regelmatig contact onderhouden met trainers.
- Ondersteuning bieden bij de organisatie van trainingen.
- Zorg dragen voor evaluatieformulieren en aanwezigheidsregisters.
- Afronden van alle administratieve taken rond trainingen en rapportages opmaken voor de Training Manager.
Logistiek & Faciliteitenbeheer - Zorgen voor de beschikbaarheid en correcte werking van lesmateriaal, uitrusting en instructeursvoorzieningen.
- Beheren en onderhouden van interne trainingsfaciliteiten en apparatuur.
- Bestellen en voorbereiden van leermiddelen en materialen.
- Beheren van het leerplatform: gebruikersbeheer en eerstelijnsondersteuning.
- Coördineren van catering en afstemming met de traiteur voor trainingen en evenementen.
Communicatie & Relatiebeheer - Opbouwen en onderhouden van frequente contacten met klanten en deelnemers, zowel commercieel als operationeel.
- Begeleiden van deelnemers en opvolgen van hun ontwikkeling, met terugkoppeling naar hun werkgever.
- Verzamelen van feedback van trainers en deelnemers na elke trainingssessie om de kwaliteit te verbeteren.