Event Manager
Functieomschrijving
- Als event manager ben je verantwoordelijk voor de creatie, organisatie, coördinatie en evaluatie van evenementen. Je linkt deze evenementen ook aan de strategische doelstellingen van Toerisme Oostende vzw. Je werkt mee aan of coördineert evenementen zoals The Crystal Ship, Ostendaise - North Sea Food Fest, het Garnaalkrokettenfestival of Oostende voor Anker.
- Je werk stopt niet bij de perfecte organisatie: je denkt niet alleen samen met de collega’s van marketing na over de communicatie-aanpak, maar je neemt ook de mobiliteit in de stad en de economische impact op de toeristische sector van je evenement ter harte.
- Je zorgt voor de opmaak van draaiboeken en budgetten;
- Je werkt planmatig, respecteert het vooropgestelde budget en gaat bewust en verantwoordelijk om met het beschikbare budget;
- Je onderhandelt met leveranciers en communiceert professioneel met iedereen die bij de organisatie van evenementen betrokken is (plaatselijke overheden en diensten, sponsors, vrijwilligers, deelnemers, verenigingen,...);
- Je draagt duurzaamheid hoog in het vaandel;
- Je zorgt voor de planning van de nodige medewerkers, het transport en de logistiek;
- Je staat in voor het goede verloop van evenementen, van opbouw tot afbraak en helpt hieraan ook zelf actief mee;
- Je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling van de dossiers van A tot Z en maakt een grondige evaluatie op basis van de doelstellingen op het einde;
- Je staat externe organisatoren bij op administratief en logistiek vlak en biedt promotionele ondersteuning waar mogelijk;
- Als event manager rapporteer je rechtstreeks aan de Coördinator Evenementen & Marketing en aan de Algemeen Directeur.
Profiel
- Je beschikt over een diploma hoger onderwijs (bachelor of master) met specialisatie in events (bv. event- en projectmanagement, communicatiemanagement, maatschappelijke veiligheid, toerisme- en recreatiemanagement...) of hebt enkele jaren bedrijfservaring in een gelijkaardige functie;
- Je bent leergierig en wil bijblijven wat betreft de laatste trends in evenementen met focus op cultuur, gastronomie en toerisme. Je gaat ook graag op prospectie om bij te leren van andere evenementen;
- Je bent creatief en bouwt voldoende dossierkennis op;
- Je hebt een helikopterview en kan je werk een plaats geven in het grotere geheel. Je begrijpt dat je evenement deel is van een grotere strategische en operationele schakel. Je krijgt de grootste voldoening van een evenement dat goed scoort op de verschillende doelstellingen;
- Je hebt een klantvriendelijke houding ten opzichte van bezoekers en stakeholders;
- Je kunt situationeel leiding geven aan vrijwilligers, stagiair(e)s en/of tijdelijk personeel en past je stijl aan i.f.v de taken en competenties van de medewerkers;
- Je hebt een zekere technische kennis en kunt een opstellingsplan van een evenement opmaken;
- Je bent administratief vaardig;
- Je bent handig en fysiek in staat om mee te helpen met de op- en afbouw van evenementen;
- Je functioneert goed in een team en bent bereid om taken over te nemen van collega’s indien nodig;
- Je reageert snel en adequaat in stressvolle situaties;
- Avond- en weekendwerk vormen voor jou geen probleem;
- Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
Aanbod
Toerisme Oostende stimuleert diversiteit en hecht veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen voor iedereen. Wij bieden een afwisselende job, een leuke werksfeer, toffe collega’s, een goede work/life balance, waardering en aandacht voor groei en ontwikkeling. Het kantoor van Toerisme Oostende is gelegen in het centrum van de stad vlak bij zee en is vlot bereikbaar met de wagen en het openbaar vervoer. Naast een correcte verloning - conform de barema’s van de socio-culturele sector - zijn ook maaltijdcheques en een groepsverzekering aanvullend pensioen onderdeel van het loonpakket. Na 6 maanden dienst kan u ook aansluiten bij de groepspolis hospitalisatie.