Event Coördinator

Als event coo¨rdinator ben je verantwoordelijk voor het operationeel uitvoeren en coo¨rdineren van de events in Wit (en soms in e´e´n van onze andere venues). Je wordt door de eventmanager gebrieft over de events en plant de crew in. Je bent aanwezig op het event en stuurt de crew aan: je verdeelt de taken, bewaakt het tijdsschema en zorgt te allen tijde dat de klant tevreden is over het verloop. Je zit niet graag stil en hebt een flexibele agenda. Je hebt zin om samen met de eventmanager en het eventteam zowel interne als externe events (bv. corporate events, B2C events, private events, recepties, huwelijken, etc...) uit te werken en te boosten.
Jouw takenpakket

Voorbereiding

• Je bespreekt samen met de eventmanager wekelijks de aankomende events. Je denkt mee over een efficie¨nte indeling en opstelling, het nodige materiaal en houdt personeelskost daarbij in je achterhoofd.
• Je verzorgt de personeelsadministratie en staat in voor de werkplanning (uurroosters) en de taakverdeling en duidelijke crewbriefing vo´o´r het event.
• Je draait je hand niet om voor een opbouw van een event. Dit kan best wat technisch getint zijn, met het aansluiten van boxen en dj-booths. But nothing that can’t be learned!

Operationeel

• Je coo¨rdineert de mise-en-place en verloop van events (zaal, tafels, dienstmateriaal, benodigdheden,...) maar steekt ook mee de handen uit de mouwen voor een opbouw, ombouw of afbraak.
• Je communiceert tijdens het event met de klant en blijft hun rechtstreekse aanspreekpunt tijdens het event.
• Je stuurt het personeel aan/bij tijdens events en bent hun go-to bij vragen en/of problemen.
• Occasioneel spring je in een kalmere event periode bij in onze venues.

Nazorg

• Je evalueert de events en haalt eventueele pijnpunten of must-do’s aan bij de eventmanager.
• Je haalt je enthousiasme voor het volgende event uit die oprechte “danku voor het topevent”-mailtje van de vorige klant.
  

Achter de schermen

• Je geeft bestellingen door voor eventvenue Wit.
• Je beheert de stock in Wit: controleert bestellingen en organiseert een maandelijkse telling.
• Je bent financieel verantwoordelijk voor de kassa’s en omzet in Wit.
• Je denkt mee over hoe het no´g leuker en beter kan!
• Je analyseert de omzetcijfers, kassa’s en personeelskost van Wit en stuurt bij waar nodig. Je brieft jouw bevindingen aan crew en collega’s om het een volgende keer no´g beter te doen!

• Je bent klantgericht en draagt hospitality hoog in het vaandel.
• Je bent gemotiveerd en durft proactief initiatief nemen.
• Je bent een geboren teamplayer e´n een leider! Je hebt ervaring in het aansturen van mensen.

• Je bent organisatorisch zeer sterk en je hebt zin voor verantwoordelijkheid.
• Je bent geen leek in de horeca- & evenementenwereld. Love the idea of your carriere-switch, maar we zien je dan liever komen als flexi! ;)
• Je bent creatief, nauwkeurig en flexibel bij veranderende omstandigheden.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
• Avond- en weekendwerk schrikken je niet af en hebt weinig voeling met een 9 to 5 leven.
  Een gezonde work-life balans is we´l aan de orde, zodat je zelf ook regelmatig nog eens naar een feestje kan! ;)