Dossierbeheerders overheidsopdrachten

De dienst 'Overheidsopdrachten' heeft als belangrijkste missie de plaatsing van diverse overheidsopdrachten. Dit werk omvat het opstellen van verschillende soorten documenten, vanaf de lancering tot de sluiting van de opdracht. Bij het lanceren van de opdracht stelt de dienst 'Overheidsopdrachten' de opdrachtdocumenten op, die worden goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen of door de Gemeenteraad. Zodra de documenten zijn goedgekeurd, nodigt de dienst 'Overheidsopdrachten', afhankelijk van de aanbestedingsprocedure, de inschrijvers uit om hun offertes in te dienen, hetzij door middel van een uitnodiging, hetzij door publicatie van een aankondiging van opdracht. De dienst analyseert vervolgens de ontvangen offertes en geeft ze door aan het College van Burgemeester en Schepenen voor de gunning van de opdracht. De verschillende missies van de dienst 'Overheidsopdrachten' kunnen in vier gebieden worden onderverdeeld:

• de opstelling van diverse documenten;
• het schrijven van diverse briefwisseling (en e-mails);
• het nalezen van opdrachtdocumenten;
• juridisch onderzoek.

Als dossierbeheerder voert hij de verschillende administratieve taken uit in verband met het beheer (gunning en afsluiting) van overheidsopdrachten. Voorbeelden van taken:

• Het opstellen van diverse documenten en briefwisseling (aankondigingen van opdrachten, offerteaanvragen, bestekken, analyseverslagen, met redenen omklede besluiten, beraadslagingen, nota's aan het College);
• specifieke functies vervullen in verband met overheidsopdrachten;
• telefoongesprekken beheren, gekozen inschrijvers informeren en doorverwijzen;
• de opvolging en de interne en externe overdracht verzorgen van informatie (documentatie, correspondentie, enz.) volgens de vereiste procedures;
• documenten in verband met lopende overheidsopdrachten klasseren;
• documentatie over overheidsopdrachten bijhouden;
• zich inlichten over wijzigingen in de wetgeving inzake overheidsopdrachten;
• juridisch toezicht op de verschillende overheidsopdrachten.

De taken in detail kan je in de bijlage lezen.

A. Technisch Verordeningen-wetgeving

• een basiskennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten;
• een algemene kennis van de wetgeving met betrekking tot de sector.

Interne methodologieën-procedures

• dashboards raadplegen;
• besluitvormingsorganen;
• gemeentelijke procedures met betrekking tot dossiers die worden voorgelegd aan het College/de Raad.

Technische vaardigheden

• tegelijkertijd verschillende dossiers beheren;
• begrip van reglementaire en wetteksten;
• vermogen om te analyseren en samen te vatten;
• leiding geven aan een project/dossier en de doelstellingen en termijnen naleven die zijn vastgesteld door de directie van het departement Infrastructuur en Stedelijke Ontwikkeling.

Interne en externe context

• kennis van de gemeentelijke context;
• kennis van gemeentelijke diensten en hun missie(s);
• kantoortoepassingen;
• computervaardigheden: Outlook, Word, Excel en internet;
• kennis van BO Secretariaat in de eerste weken na de indiensttreding;
• mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• het opstellen van brieven/e-mails/besluiten;
• interne en externe communicatie;
• argumentatieve technieken.

B. Gedrag

• blijk geven van teamgeest en gezond verstand;
• ordelijkheid en nauwkeurig werk leveren;
• kunnen samenwerken en diplomatisch zijn;
• goed kunnen luisteren en daarbij assertiviteit aan de dag leggen;
• een gevoel voor communicatie hebben;
• schrijf-, onderhandelings- en analytische vaardigheden;
• anticiperen op problemen;
• werk plannen/organiseren om deadlines te halen.

C. Algemene vereisten

• In het bezit zijn van een universitair diploma of een diploma van hoger onderwijs van het lange type, bij voorkeur in de rechten (bij voorkeur met een kwalificatie Publiekrecht) of in de overheidsadministratie of vaardigheden op het vlak van bestuurswetenschappen;
  Of
  In het bezit zijn bachelorsdiploma (hoger onderwijs van het korte type), bij voorkeur in de rechten (bij voorkeur met een kwalificatie Publiekrecht) of in de overheidsadministratie of vaardigheden op het vlak van bestuurswetenschappen;
• In het bezit zijn van een certificaat van Selor is een pluspunt;
• Tweetalig zijn;
• Kennis van de wetgeving op het gebied van overheidsopdrachten is noodzakelijk.