Voor Gemeente Kaprijke zijn we op zoek naar een bibliotheekmedewerker (m/v/x).
Je staat in voor:
Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen.
Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de organisatie en/of aan één of meerdere afdelingen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende
- tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures
- voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen
- opmaken van uitgaande brieven
- opmaken van nota’s en verslagen
- administratieve ondersteuning bij opmaak van strategische plannen en beleidsnota’s
- mede opstellen van artikels voor het infoblad, voor de website en andere (media-)kanalen
- verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie
- instaan voor verzenden, kopiëren, verspreiden, klasseren en archiveren
Informatiebeheer Instaan voor het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op het beheer van informatie en de organisatie van het (digitaal) archief.
Doel: een geordend informatiebeheersysteem uitwerken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- ondersteuning bieden bij het opmaken van het informatiebeheersplan ? begeleiden van de (digitale) archiefvorming
- inventariseren van de archiefbescheiden, archiefstukken of databestanden, waaronder de titels
- mogelijk maken om het (digitaal) archief te consulteren
- treffen van maatregelen om (digitaal) archief in goede staat te bewaren en zo nodig te herstellen
- automatiseren van het archief op basis van concrete noden en het automatiseren van de consultatie en inventarisatie
- ondersteuning bieden bij het digitaliseren van het archief
- bijwerken en aanvullen van documentatie
- opzoekingen doen
- wegbrengen van afgehandelde dossiers
- (digitaal) archief ontsluiten
- het vastgelegde classificatiesysteem opvolgen
Balie Instaan voor een optimale werking van de diverse balies.
Doel: de belanghebbenden op een klantvriendelijke en klantgerichte manier onthalen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- verstrekken van algemene informatie zodat de diverse actoren voldoende geïnformeerd zijn over alle zaken eigen aan de organisatie en eigen aan de afdeling
- doorverwijzen naar de juiste behandelende instanties zowel binnen als buiten de organisatie
- regelen van inschrijvingen
- bijhouden van registers
- het in goede banen leiden van de publieksstromen en toezicht op het goed gedrag van het publiek
Telefonie Instaan voor telefoonpermanentie.
Doel: de belanghebbenden op een klantvriendelijke en klantgerichte manier telefonisch onthalen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
- instaan voor de correcte bediening van de telefoon(centrale)
- burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen
- correct informeren en doorverwijzen en/of -verbinden met de juiste entiteit
- bij afwezigheid proactief afspraken maken voor delegatie van de telefoonpermanentie
- bij sluitingsdagen proactief een passend bericht klaarzetten op de telefoonbeantwoorder
Tijdelijk interimcontract vanaf heden tot 31/12/2024.
Deeltijds contract van 19u per week waarbij je om de vier weken één zondagvoormiddag van 09.00 uur tot 12.00 uur of van 09.30 uur tot 12.30 uur (= 3 uur) werkt.
Daarnaast werk je bij voorkeur zeker op maandagmiddag, woensdag en vrijdagnamiddag. De andere uren kunnen besproken worden.
Plaats tewerkstelling: Bibliotheek Lembeke: Lembeke-Dorp 43 – 9971 Lembeke.
Verloning op C niveau. Dit wordt aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, enz.