Assistant·e de direction

Présentation du Musée
À travers des expositions alliant Art et Histoire, le Musée Juif de Belgique invite le public à découvrir la diversité des cultures juives, passées et présentes. Situé au cœur de la capitale européenne, notre mission est de préserver le patrimoine juif de Belgique afin de perpétuer sa mémoire collective. Grâce à un programme culturel audacieux enrichi de thèmes universels, le musée joue un rôle essentiel de médiateur interculturel, promouvant les valeurs d'ouverture et d'inclusivité. Son travail pédagogique auprès des publics scolaires, en faveur du dialogue interculturel et interreligieux, lui a valu le Prix Démocratie et Droits de l'Homme du Parlement de la Fédération Wallonie-Bruxelles en 2020.
Raison d'être du poste

Le rôle de l'assistant·e de direction du Musée Juif de Belgique est de soutenir de manière proactive le Président et la Directrice du musée dans la gestion de leurs activités quotidiennes, assurant ainsi une coordination fluide et un suivi rigoureux des opérations internes. En tant que point central de liaison, ce poste est essentiel pour garantir l'efficacité administrative, faciliter la coordination des événements, gérer les relations avec les fournisseurs et superviser les aspects pratiques liés à la maintenance et à la sécurité du musée. Ce poste requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, un esprit d'initiative, une grande polyvalence et un souci constant de la qualité et du détail.
Missions et responsabilités
1. Gestion des calendriers
Gestion proactive et organisationnelle des calendriers du Président et de la Directrice du musée.
2. Gestion administrative
Réception et distribution du courrier entrant.
Rédaction des courriers courants, des correspondances officielles et des lettres de remerciement pour les dons.
Établissement et suivi des factures, y compris celles liées aux donateurs pour le SPF Finances et les fiches fiscales.
Suivi administratif des subsides et gestion des pièces comptables associées.
Suivi des ressources humaines, contrats et relations avec Actiris et le secrétariat social
3. Gestion des relations avec les fournisseurs
Recherche de fournisseurs compétitifs et passation des commandes nécessaires pour le fonctionnement du musée.
Coordination des appels d'offres et collecte de devis auprès de fournisseurs potentiels.
4. Support aux expositions et événements
Coordination logistique pour les événements, y compris la gestion du catering dans le respect des budgets alloués.
Gestion des listes de participants et impression des confirmations pour l'équipe.
5. Gestion du bâtiment
Coordination de l'entretien du bâtiment en collaboration avec les équipes concernées.
Gestion des relations avec les services de gardiennage.
6. Appui au Conseil d'Administration
Organisation des réunions du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale, convocation des membres et rédaction des comptes rendus.

Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un rôle d'assistanat de direction, idéalement dans le secteur culturel ou muséal.
Excellente maîtrise du français et du néerlandais ; la connaissance de l'anglais est un atout.
Savoir-faire :
Capacité à travailler avec des publics variés et à assurer une communication fluide au sein de l'équipe.
Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion (une expérience avec des logiciels de gestion de collections est un plus).
Savoir-être :
Flexibilité, polyvalence et sens de l'organisation.
Excellentes compétences relationnelles, proactivité et rigueur.