Assistant.e administratif.ve au département de Mathématique en à

La candidature, composée d'un curriculum vitae détaillé et d'une lettre de motivation, doit être adressée à M. Philippe Lizin, directeur du Service des Ressources humaines par e-mail à Toon emailadrescandidature@unamur.be pour le 12 janvier 2025 au plus tard., L'Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L'UNamur se compose de, Notre politique de gestion des Ressources humaines s'inscrit dans le respect de l'égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s'articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l'origine, les convictions, l'âge, l'orientation sexuelle, etc. L'Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L'UNamur s'est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l'Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

Au sein du département de Mathématique, vous aurez pour missions :
1. La gestion opérationnelle et financière du département :
* Assurer la gestion quotidienne du budget du département en contrôlant les dépenses et les mouvements
* Rédiger les notes de frais, factures, notes d'honoraires et déclarations de créances
* Assurer la gestion financière des conventions de recherche relevant du département en tenant compte des modalités de gestion imposées (dépenses éligibles, montants alloués ...) et rédiger dans certains cas un rapport financier annuel demandé par le bailleur de fonds
* Préparer, calculer et proposer au directeur de département les différents montants qui seront ventilés entre les unités (en fonction du budget de fonctionnement alloué annuellement au département, du montant des reports budgétaires attendus, du nombre de membres composant chaque unité et de besoins et/ou difficultés spécifiques rencontrés par une unité)
* Coordonner et assurer le suivi financier de la demande annuelle en équipements didactiques
* Assurer la gestion financière des différents CPO au sein du département
* Instruire et encoder les demandes de crédit extraordinaire (ex : remplacement des pools informatiques) et d'installation des nouveaux académiques
2. La rédaction et le suivi des dossiers à destination du Conseil d'administration :
* Instruire, rédiger et encoder les dossiers gérés par le département sur Agora ((non)-renouvellement des mandats d'assistants, nomination des assistants, engagement des collaborateurs didactiques, suppléances et attributions, séjours de recherche, poursuite des activités des professeurs émérites, nomination des collaborateurs scientifiques)
* Contrôler et assurer le suivi des décisions du CA
3. La gestion journalière du secrétariat :
* Organiser, préparer et assurer le suivi administratif des réunions
* Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants
* Répondre aux demandes administratives ponctuelles des académiques et des scientifiques
* Gérer de manière proactive les abonnements souscrits auprès de la BUMP
* Participer à l'organisation des différents évènements du département (ex. : Chaire Francqui, drink de thèse, pause-café lors de colloques, accueil des étudiants ...) : réservation des locaux adéquats, sélection des prestataires externes (location de salle, catering, animations ...), présence et supervision de la logistique le jour de l'événement, Pour toute question concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Professeur Timoteo Carletti, directeur du département de Mathématique Contact : Toon emailadresdirection.math@unamur.be
Modalités de sélection
* Présélection par l'étude des dossiers de candidature
* Évaluation écrite
* Entretien par la Commission de recrutement

Vous êtes titulaire d'un bachelier en secrétariat de direction ou équivalent avec expérience probante pour la fonction à pourvoir.
Compétences et connaissances requises
Vous disposez des connaissances et des compétences suivantes :
* Maîtrise des outils informatiques/bureautiques (Microsoft Office, publipostage, Internet) ;
* Aptitudes communicationnelles orales et écrites (notamment orthographe irréprochable) ;
* Aptitudes relationnelles (notamment collaboration, sens de l'accueil et du service) ;
* Aptitudes organisationnelles (en ce compris la gestion des priorités, l'autonomie ;
* Esprit d'initiative ;
* Rigueur et minutie (soin) ;
* Polyvalence.
Les connaissances suivantes seront considérées comme des atouts :
* la connaissance de l'anglais ;
* la connaissance de la structure et du fonctionnement de l'UNamur;
* la connaissance des logiciels informatiques spécifiques à l'UNamur (AGORA, NOE, BI);
* Une expérience dans une fonction d'assistant.e. administratif.ve.
La motivation, les connaissances et compétences reprises ci-dessus feront l'objet d'une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.