Administratief medewerker

Voor een hecht familiebedrijf zijn we op zoek naar een administratief medewerker binnen de afdeling sales. In deze rol hen je verantwoordelijke voor diverse administratieve taken die de salesafdeling ondersteunen. Dit omvat onder andere het verwerken van orders, klanten te woord staan, factureren en indien nodig creditnota's opstellen,...Het takenpakket :
1)Klantenservice en communicatie 15%

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten en/of leveranciers via telefoon en e-mail.
• Behandelen van klantvragen en het verstrekken van informatie over producten en diensten.
• Opvolgen van klachten en zorgen voor een passende oplossing op een professionele en efficiënte manier in samenwerking met andere afdelingen.
• Onthaal van klanten en leveranciers op kantoor.

2)Orderverwerking 70%

• Invoeren en verwerken van ontvangen klantorders in het bedrijfssysteem. (30%)
• Controleren van de juistheid van bestellingen en zorgen voor een tijdige en correcte verzenden van de producten in samenwerking met de Supervisor Warehouse.
• Bevestigen van orders aan klanten en het verstrekken van updates over de orderstatus.
• Backorders bijhouden en opvolgen en alternatieven bezorgen en/of leveringsbonnen aan het einde van de dag.
• Behandelen van retourzendingen en zorgen voor de juiste verwerking.
• Factureren en indien nodig crediteren van verwerkte klantorders.
• Bezorgen van proforma’s aan (nieuwe) klanten.

3)Documentbeheer 10%

• Bijhouden van nauwkeurige en up-to-date klantgegevens in het CRM-systeem.
• Archiveren van documentatie (o.a. facturatie).

4)Facility 5%

• Algemene facilitaire diensten (o.a. kantoorbenodigdheden).

Opleiding en Ervaring:

• Bacheloropleiding.
•  2-3 jaar ervaring in een vergelijkbare administratieve functie, bij voorkeur in een verkoopomgeving.
• een geëngageerde schoolverlater is zeker welkom

Vaardigheden

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.• Goede beheersing van de Nederlandse en Franse taal.
• Basiskennis van de Duitse en Engelse taal.
• Grondige kennis van MS Office, met name Excel, Word, Outlook en Teams.
• Bekwaamheid in het gebruik van het ERP-systeem (Exact Online).
• Het vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
• Teamspeler met een proactieve houding.
• Cijfermatig.

Competenties

• Nauwkeurigheid : Je werkt secuur en hebt oog voor detail.
• Voortgangscontrole : Je houdt de voortgang van taken goed in de gaten en zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald.
• Organisatiesensitiviteit : Je begrijpt de dynamiek binnen het bedrijf en handelt hiernaar.
• Klantgerichtheid : Je zet de klant altijd centraal en streeft naar optimale klanttevredenheid.
• Plannen & organiseren : Je weet hoe je taken moet prioriteren en efficiënt moet inplannen.
• Samenwerking: Luisteren en communiceren : Je luistert goed, communiceert duidelijk en werkt graag samen met collega's.

Actief Interim Tongeren