APK Group, de katalysator van de toekomst. We zijn een toonaangevend groeibedrijf in de wereld van slimme en duurzame infrastructuren voor de steden van morgen. Dit doen we sinds 1960. Acht sectoren liggen aan de kern van ons bestaan: water, energie, mobiliteit, telecom, landschap, recycling, sleufloze technieken en construct. Deze activiteiten voeren we uit met meer dan 2300 medewerkers binnen BENELUX en Duitsland.

Ter ondersteuning van onze groei zoeken wij een Property Assistant. In deze rol ondersteun je de Property Manager bij het beheer van onze gebouwen en lever je een belangrijke bijdrage aan een efficiënt en georganiseerd gebouwenbeheer.
Jouw verantwoordelijkheden
Administratieve ondersteuning:

Beheer van correspondentie en communicatie met betrekking tot gebouwen.
Voorbereiding van documentatie voor contracten, inkooporders en huurovereenkomsten.
Bijhouden van nauwkeurige en georganiseerde dossiers voor elk gebouw.
Goedkeuring van facturen in het systeem op basis van jouw opvolging.

Communicatie en coördinatie:

Contact met leveranciers (herstellingen, schoonmaak, afvalophaling, kantoormateriaal).
Communicatie met huurders bij ingrepen in gebouwen.
Aanvragen en vergelijken van offertes.

Onderhoud en opvolging:

Ondersteuning bij het plannen en opvolgen van onderhoudswerkzaamheden.
Coördinatie van leveranciers en technici voor herstellingen en verbeteringsprojecten.
Organiseren van regelmatige inspecties om de staat van de eigendommen te garanderen.

Softwarebeheer (Ultimo)

Registreren en bijwerken van alle informatie in het beheersysteem.
Opvolging van het ticketsysteem en coördinatie met leveranciers.
Aanmaken van dossiers voor nieuwe gebouwen en invoeren van investeringswerkzaamheden.

Wettelijke naleving

Helpen bij het naleven van lokale huurwetten en voorschriften.
Ondersteuning bij het voorbereiden van rapportages en keuringsdocumenten.

Je hebt ervaring in een ondersteunende rol binnen vastgoedbeheer of facilitaire diensten.
Je bent nauwkeurig, georganiseerd en zelfstandig.
Je communiceert professioneel en weet snel nieuwe taken en tools te leren.
Je hebt een goede kennis van Microsoft Office (vooral Excel) en bij voorkeur ervaring met Ultimo (geen vereiste).
Kennis van facilitaire taken of vastgoedbeheer is een pluspunt.