Videomeetings: 10 tips tegen de grootste ergernissen

Mens erger je niet: 10 tips

1. Wees af en toe niet beschikbaar

Digitaal is het nieuwe normaal. Toch hoeft je telewerkdag geen online vergadermarathon te zijn. Wil je overdag even joggen, zelf de kinderen van school ophalen of gewoonweg geconcentreerd doorwerken? Markeer dan die momenten als “niet beschikbaar” in je digitale agenda. Hierdoor kunnen je collega’s rekening houden met jouw plannen en een vergadermoment vastleggen dat iedereen goed uitkomt.

2. Neem een pauze

Staan er een aantal opeenvolgende online meetings op de planning? Voorzie dan een kleine pauze (bv. 10 minuten) tussen twee vergaderingen. Zo voorkom je dat je tijdens het gesprek dringend moet uitloggen voor een sanitaire noodstop. Ook ideaal om in de tussentijd een lekkere kop koffie te zetten of een kleine snack te eten.

3. Zet je webcam toch maar aan

Heb je geen zin om in beeld te komen of wil je liever “onzichtbaar” wat multitasken en huishoudelijke klusjes uitvoeren? Weet dat, net als bij een fysieke vergadering, non-verbale communicatie ook erg belangrijk kan zijn. Door je te laten zien, laat je ook zien dat je actief aan de vergadering deelneemt. Niemand spreekt graag tegen een muur (van grijze vlakken).

Ontdek... Cameratips voor online meetings en videocalls

4. Zorg voor een duidelijke structuur

Wie een vergadering inplant, kan best op voorhand een duidelijke structuur en tijdsplanning vastleggen. Hou je aan het script en hou de tijd in het oog, zo gebruik je je gereserveerde tijd zo efficiënt mogelijk. Geef de meeting ook een duidelijke en veelzeggende naam in de digitale agenda, zo weten je gesprekspartners meteen waar het nu écht om gaat.

5. Voorzie wat marge

Organiseer je zelf een vergadering? Reserveer dan niet te krap en voorzie wat meer tijd dan voorzien. Dit voorkomt meetings die uitlopen en bijbehorende frustraties bij collega’s. Duurt de vergadering minder lang dan voorzien? Geen probleem, je collega’s zullen de vrijgekomen tijd dankbaar aanvaarden!

Lees ook: 10 geboden voor online meetings

6. Check de wifi en de online tool

Niets is vervelender dan een vlot en inspirerend gesprek te moeten onderbreken omdat de wifi wegvalt. Controleer op voorhand je internetverbinding en bekijk ineens ook de mogelijkheden van de online tool waarmee je vergadert. Zo verlies je tijdens de meeting geen tijd met scrollen in de hulppagina’s.

Extra: De 10 beste tools om te videobellen

7. Uitloggen doe je pas op het einde

Zomaar opstappen tijdens het gesprek is niet alleen onbeleefd, het is ook onprofessioneel. Bestaat de kans dat je tijdens de meeting toch noodgedwongen moet uitloggen? Communiceer dit dan duidelijk aan het begin van het gesprek, zo vermijd je misverstanden en onnodige ergernis.

8. Verzorg jezelf

De verleiding om in wel erg huiselijke kledij of zelfs pyjama van thuis uit te werken kan dan wel groot zijn, een online vergadering is nog altijd een werkvergadering en geen online pyjamaparty. Verzorg jezelf en kies een passende outfit uit je kleerkast.

9. Gebruik je microfoon correct

Zet je microfoon aan wanneer je het woord neemt en zet de microfoon af wanneer anderen spreken. Zo zijn er geen vervelende achtergrondgeluiden en praat niemand door elkaar.

10. Kom op tijd en begin op tijd

Tijd is kostbaar en dat is bij videomeetings niet anders. Zorg ervoor dat je op tijd online aanwezig bent. Ben jij de organisator van het gesprek? Zorg dan dat je zelf het goede voorbeeld toont en ook op tijd begint.

Check ook onze e-gids: Thuiswerken op een productieve én gezonde manier

(fd/mr)