Mag je toekomstige werkgever je social mediaprofiel screenen?

Een werkgever die een bepaalde sollicitant niet aanwerft of uitnodigt op basis van zijn of haar sociale mediaprofiel? Kan perfect, zolang die werkgever daarbij maar niet verwijst naar die info of de manier waarop hij deze heeft bekomen. “In de praktijk loopt het vaak zo”, beaamt advocaat Isabel Plets.

Toch is het niet evident. Want voor zo’n screening dient rekening te worden gehouden met de GDPR-wetgeving, stelt Plets. “En dit van zodra zo’n social media-profiel wordt geraadpleegd en de informatie daaruit wordt gebruikt om een beslissing te nemen over een aanwerving.”

Check: Wat mag die werkgever van jou te weten komen?

GDPR

Die GDPR bepaalt dat voor iedere verwerking van persoonsgegevens altijd een rechtsgrond is vereist, en hier is dat het zogenaamde gerechtvaardigd belang van de werkgever. “In principe moet zijn gerechtvaardigd belang worden afgewogen tegen het belang van de sollicitant”, weet ze. “Daarom wordt makkelijker aanvaard dat een werkgever er belang bij heeft om het professioneel profiel, zoals op Linkedin, van een sollicitant te screenen, dan een persoonlijk profiel op bijvoorbeeld Instagram of Facebook.”

In elk geval moet de sollicitant geïnformeerd worden dat er een social media screening gebeurt of kan gebeuren. “Dat wordt best opgenomen in de data protection notice aan sollicitanten. Een melding die bij het online solliciteren op-popt vooraleer je je gegevens invult.”

Dus... mag een bedrijf waar ik ga solliciteren mij googelen?

Hoe lang bewaren?

Het uiteindelijk verwerken van informatie in functie van de screening van een sollicitant moet beperkt worden tot wat noodzakelijk en relevant is voor de vacante job. “Maar dat gaat in de praktijk vaak verder dan dat, en het is zeer moeilijk voor een sollicitant om daar dan het bewijs van te leveren.”

Er zijn geen specifieke termijnen vastgelegd in de GDPR over hoelang een werkgever persoonsgegevens van een sollicitant mag bijhouden. “De regel stelt dat dit niet langer mag zijn dan wat noodzakelijk is voor – in dit geval - het beoordelen van de vacature. Maar een exacte termijn bepaalt de GDPR niet.”

Momenteel lijkt de algemene stelregel te zijn dat de persoonsgegevens mogen worden bijgehouden voor de duur van de sollicitatie. Maar hoe lang is dat concreet? “Van zodra duidelijk is dat er geen aanbod komt of dat de sollicitant het niet heeft aanvaard. Dat hangt een beetje af van het specifieke recruitment- en selectieproces binnen een organisatie, maar algemeen wordt aanvaard ten laatste 2 maanden na het afronden van dat proces.”

Extra: Is ‘ghosten’ van sollicitanten nog van deze tijd?

Zijn er uitzonderingen op deze duurtijd?

Ja, die zijn er, weet Isabel Plets. “Zo kunnen werkgevers ook een langere termijn verdedigen, meer bepaald in de volgende gevallen:

1. Voor het aanleggen van een pool of wervingsreserve, maar op voorwaarde dat de sollicitant is geïnformeerd. “In dat geval lijkt een termijn van 1 jaar redelijk. Veel langer bijhouden garandeert sowieso niet meer dat de gegevens nog actueel zijn.”
2. Wanneer de gegevens worden bijgehouden als de werkgever vreest dat er een juridische procedure kan volgen. “Bijvoorbeeld bij het verweer tegen mogelijke discriminatieclaims, kan een termijn van 5 jaar worden verdedigd.”

Toch nog onduidelijkheid

Toch is de wetgeving rond screening nog niet helemaal uitgeklaard. “Zo zou je kunnen stellen dat een sollicitant die zijn informatie vrijgeeft via sociale media, weet dat die door iedereen kan worden geraadpleegd, dus ook door een potentiële werkgever waarmee hij of zij dus wezenlijk zijn toestemming daarvoor geeft.”

Als hij niet wenst dat zijn informatie wordt verwerkt, kan hij dat immers perfect voorkomen door privacyinstellingen toe te passen, toch? “Maar dat is natuurlijk een veel minder beschermende insteek voor de sollicitant”, stelt Plets. “En ik betwijfel of de gegevensbeschermingsautoriteiten deze insteek zouden volgen in het kader van een geschil of discussie. Voorlopig is zoiets nog niet gebeurd.”

Ontdek: De grootste opportuniteiten én gevaren van social media voor sollicitanten

(William Visterin)