Kostenforfaits kunnen je loon aardig aandikken

Parkeertickets, de carwash, maaltijden, kosten aan een auto of verblijfskosten, … Heel wat werknemers moeten zulke uitgaven doen tijdens hun werk.

“Als een werkgever die kosten terugbetaalt, zijn er op dit bedrag in principe geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. Wanneer deze bedragen een terugbetaling zijn van kosten die ten laste vallen van de werkgever, beschouwt de RSZ deze immers niet als loon”, legt Veerle Michiels van HR-dienstverlener SD Worx uit.

Ontdek: Hoeveel bedraagt de RSZ?

Forfait

Soms kan een kost niet volgens de reële waarde worden terugbetaald. Dan werkt men met forfaits. Een forfaitaire onkostenvergoeding is een extralegaal voordeel. Je werkgever betaalt dan maandelijks een vast bedrag terug van de kosten die je maakt voor de uitvoering van je werk. Denk aan parkeerkosten die je betaalt voor een afspraak bij een klant, of kosten voor een lunch of overnachting tijdens een conferentie in het buitenland. 

Iedereen heeft standaard recht op forfaitair berekende kosten en die kosten moet je niet aantonen. Ze worden berekend volgens percentages die stijgen per inkomensschijf. Voor werknemers bedragen de forfaitaire beroepskosten 30% van het inkomen, met een maximum van 5.520 euro voor het inkomstenjaar 2023. 

Lees ook: Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?

Onkostentabel

De RSZ publiceert de verschillende posten waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. En dat zijn er behoorlijk wat. De RSZ aanvaardt de kwalificatie “kostenvergoeding” en bijhorende vrijstelling van bijdragen echter niet zonder meer.

Ondernemingen moeten hun systeem van kostenvergoedingen kunnen motiveren en bewijzen dat deze forfaits overeenstemmen met de reële gemaakte kosten. Bovendien kan niet elke werknemer zomaar aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding: bedrijven moeten kunnen aantonen dat die aannemelijk is voor een bepaalde werknemer, rekening houdend met zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

Extra: Voor welke vorm van vervoer krijg ik een onkostenvergoeding?

Maximumbedragen

De bedragen in bovenstaande tabel zijn maximumbedragen. Wanneer de werkgever meent dat zijn werknemers kosten maken die hoger liggen dan deze forfaits, mag hij uiteraard de reële kosten bewijzen en ze in functie daarvan terugbetalen.

Maar opgelet: voor eenzelfde type kosten mag men beide systemen (reële kosten en forfaits) niet samen gebruiken! Ook voor dubbele terugbetaling moet men zich hoeden: de forfaitaire kostenvergoedingen mogen geen kosten dekken waarvan de terugbetaling al op een andere wijze gebeurt. Ze mogen dus niet nog eens ingediend worden via een onkostennota.

Voorbeeld
Een handelsvertegenwoordiger die een baanvergoeding krijgt (met inbegrip van maaltijdkosten), kan voor diezelfde dag en maaltijd in principe geen terugbetaling krijgen van reële kosten die hij gemaakt heeft door te lunchen met een klant.

Vaak betalen werkgevers ook kostenforfaits voor andere dan hierboven vermelde uitgaven. De RSZ blijft deze praktijk tolereren, maar enkel op voorwaarde dat de werkgever deze forfaitaire terugbetalingen kan verduidelijken op een transparante manier. Zo moet hij onder meer kunnen bewijzen dat de gebruikte forfaitaire bedragen in verhouding staan tot de werkelijke omvang van de uitgavenposten. 

Gelukkig met wat jij verdient? Vergelijk je loon met dat van anderen dankzij het Jobat Salariskompas