Les défraiements forfaitaires augmentent considérablement votre salaire

Tickets de parking, nettoyage ou entretien de voiture, repas, nuits d’hôtel… Bon nombre de salariés sont confrontés à de telles dépenses dans le cadre de leur travail.

"Si votre employeur rembourse ces frais, aucune cotisation de sécurité sociale n'est en principe due sur ce montant. En effet, si celui-ci constitue un remboursement de frais supportés par l'employeur, l'ONSS ne le considère pas comme un salaire", explique Veerle Michiels, employée au sein du service RH SD Worx.

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Forfait

Il arrive parfois qu'une dépense ne puisse être remboursée à sa juste valeur. C'est à ce moment-là qu’interviennent les défraiements forfaitaires. Il s’agit d’un avantage extralégal octroyé par votre employeur qui vous rembourse chaque mois un montant fixe couvrant les frais que vous avez engagés dans l'exercice de votre fonction. Pensez notamment aux tickets de stationnement que vous payez pour un rendez-vous chez un client, ou aux frais de déjeuner ou d'hébergement lors d'une conférence à l'étranger.

Tout le monde a droit à un défraiement forfaitaire par défaut et vous ne devez pas prouver ces frais. Ceux-ci sont calculés selon des pourcentages qui augmentent par tranche de revenus. Pour les salariés, les défraiements forfaitaires s'élèvent à 30% des revenus, avec un plafond de 5.520 euros pour l'année de revenus 2023.

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Tableau de dépenses

L'ONSS publie les différents postes pour lesquels une estimation forfaitaire est acceptée. Ceux-ci sont assez nombreux. L'ONSS n’accepte toutefois pas automatiquement la qualification de "défraiement forfaitaire" et l'exonération de cotisations qui en découle.

Les entreprises doivent pouvoir justifier leur système de remboursement de frais et prouver que ces montants forfaitaires correspondent aux frais réels encourus. De plus, tous les salariés ne peuvent pas automatiquement prétendre à un défraiement forfaitaire : les entreprises doivent être en mesure de prouver que cela est plausible pour un travailleur spécifique, compte tenu de sa description de fonction et de ses conditions de travail.

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Montants maximaux

Les chiffres indiqués dans le tableau ci-dessus sont des montants maximaux. Si l'employeur estime que ses salariés sont confrontés à des frais supérieurs à ces montants forfaitaires, il peut bien entendu prouver ces frais réels et les rembourser en conséquence.

Attention : pour un même type de frais, les deux systèmes (frais réels et forfaits) ne peuvent être utilisés ensemble ! Il faut également éviter les doubles remboursements : les remboursements de frais fixes ne peuvent pas couvrir des frais déjà remboursés d'une autre manière. Ils ne peuvent donc pas être soumis à nouveau par l’intermédiaire d'une note de frais.

Exemple
Un commercial qui perçoit une indemnité de travail (incluant les frais de repas) ne peut en principe pas se faire rembourser les frais réels engagés pour déjeuner avec un client ce même jour et ce même repas..

Les employeurs paient également souvent des frais fixes pour des dépenses autres que celles mentionnées ci-dessus. L’ONSS continue de tolérer cette pratique, mais uniquement à la condition que l'employeur puisse clarifier de manière transparente ces remboursements forfaitaires. Il doit par exemple pouvoir justifier que les montants forfaitaires utilisés sont proportionnels à l'importance réelle des postes de dépenses. 

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(mr/lm/eh) - Sources : SPF Finances / Liantis