Is vergaderen nog van deze tijd?

Minder en efficiënter

Voor veel medewerkers bestaat hun dag uit vergaderen (en nog eens vergaderen) en het eigenlijke werk moet dan ’s avonds of in het weekend gebeuren. Minder en efficiënter overleggen betekent dus een lagere werkdruk en tijdswinst.

“We zien vergaderen veel te weinig in een economische context”, weet Tim Christiaens van Time Management Company. “De gemiddelde werknemer spendeert een kwart van zijn werktijd aan vergaderen. Hoe hoger de functie, hoe meer men vergadert.”

90% van je tijd is absurd

Sommige managers spenderen bijna 90% van hun tijd aan vergaderen waardoor er extra overuren worden gemaakt. Het percentage van de totale personeelskosten dat wordt besteed aan vergaderingen, loopt in ieder geval aardig op.

“Minder en efficiënter vergaderen kan dan tot aanzienlijke besparingen leiden”, vertelt Christiaens. “Een vergadering van een uur met vijf aanwezigen kost de organisatie minstens vijf uur aan productiviteit. Naast de loonkosten moet je ook nog rekening houden met voorbereidingstijd, reistijd en overheadkosten.”

Als organisaties spaarzaam omgaan met het aantal meetings, kunnen ze dus veel bezuinigen. Daarnaast denken (dure) managers vaak dat ze zelf naar de vergadering moeten gaan, terwijl dat vaak niet nodig is.

• Lees ook: De 5 geheimen van een perfecte vergadering

Spreid de vergaderlast

“Het is zelfs raadzaam om de vergaderlast beter te spreiden over alle medewerkers”, besluit Christiaens. “Delegeren is dan ook de boodschap.”

Belangrijk is wel dat de leidinggevende in dat geval goed overlegt over de inhoud van de vergadering, de verwachtingen van de collega’s en de inbreng van de medewerker. Het spreekt voor zich dat de medewerker dan ook het enige aanspreekpunt voor de gedelegeerde materie blijft.

(tc)

Tim Christiaens is de oprichter van Time Management Company dat organisaties in binnen- en buitenland inspireert om productiever te werken. Hij is een veelgevraagd expert in de media. In 2019 kwam zijn tweede boek ‘Dive at Work’ uit bij LannooCampus.
Lezers van Jobat ontvangen een korting van 10% voor de open opleiding van Time Management Company.