Hoe stel jij de juiste prioriteiten op je werk?

Aan wie het gevoel heeft dat zijn of haar takenlijst nooit eindigt, kunnen we zeggen: dat klopt. Zoals je inmiddels wel weet, loop je in het volwassen leven tegen een torenhoge to-dolijst aan die altijd aanwezig blijft. Maar waar je thuis nog kunt schuiven met je taken of soms iets mag laten liggen voor de volgende dag of week, is dat op het werk niet altijd mogelijk. Hoe ga je het beste om met die zware workload en strakke deadlines?

Extra: En hoe zit het met jouw werkdruk?

Overzicht creëren

Het eerste wat je nodig hebt, is overzicht. Heeft je werkgever of team geen vaste manier om projecten te overzien of taken helder in te delen? Dan is dat je eerste stap. Zorg voor een overzichtelijk, gedeeld bestand of programma waarin je taken netjes onder elkaar komen te staan. Een kanban-bord of een spreadsheet, bijvoorbeeld. Als iedereen dagelijks naar deze planning kijkt, ontstaat er meer inzicht in de daadwerkelijke workload en de urgentie van bepaalde taken.

Hanteert je team zo’n manier van werken al, maar werkt dit niet voor jou? Neem dan een vel papier en teken voor jezelf elke dag een takenlijst uit op jouw manier, liefst ook met een voorlopige indeling van de dagen die nog volgen. Zo weet je ook of je de rest van de week nog ruimte hebt om nieuwe taken aan te nemen of juist moet delegeren.

De opmars van timeboxing: To-do-lijstje krijgt upgrade

Prioritize like a pro

Je volgende stap is bepalen wat er onmiddellijk nodig is, wat nog kan wachten en wat niet urgent is. Door je takenlijst in haalbare stukken te verdelen, kom je de vele deadlines weer te boven. Daarna is het een kwestie van de duur van je taken realistisch in te schatten en je ook daadwerkelijk te houden aan de planning die je maakte. Begin elke ochtend met de meest intense en zware taken. Zo maak je een vlotte start en blijf je gemotiveerd.

Lees ook: 7 timemanagement hacks voor op je werk

Wat als álles belangrijk is?

Als al je taken evenveel waarde dragen, zul je realistisch moeten kijken naar datgene wat nog haalbaar is. Erken dat je menselijk bent en dat overwerkt geraken geen optie is. Welke taken kunnen misschien toch nog verschoven worden? Is er ruimte om uitstel te vragen? Wat is het risico van een onvoltooide taak?

Praat met collega’s over taken die ze eventueel kunnen overnemen of spreek je leidinggevende aan om samen de workload te verlichten. Wat je ook doet, begin niet met multitasken. Het is beter om je op één klus te focussen, die succesvol af te ronden en daarna pas met de volgende verder te gaan.

Ontdek: Hoe je leidinggevende vertellen dat de werkdruk te hoog is?

(ZINNIG) – Bron: teamwork.com