Wie zat er ooit stiekem op de smartphone te kijken tijdens een vergadering? Of draaide met zijn/haar ogen, wegens een gebrek aan structuur?
Expert Franky Van Hoecke legt de vinger op de wonde: “Weinig organisaties beseffen het, maar vergaderen is een vrij dure formule. Reken eens uit wat het kost om 10 mensen 2 uur van hun andere werk te houden, zonder een finaal resultaat of een oplossing. Geen wonder ook dat werknemers gefrustreerd geraken.”
Je hebt als manager twee opties. Ofwel pak je de meetings professioneler aan. Ofwel kan je je medewerkers beter 2 uur extra vakantie geven.
Hieronder 4 tips waarmee je best rekening kan houden...
Geef vooraf, in de uitnodiging, altijd het doel van de meeting aan. Is het je bedoeling om info te geven of info te krijgen? Zoeken we een oplossing voor een concreet probleem? Door duidelijk en precies te zijn, staan we van bij het begin al een stap verder.
De voorzitter moet niet altijd de hoogste in rang zijn. We denken nog al te veel in hiërarchische termen: de baas nodigt uit en zit de meeting ook voor. “Ik zie in organisaties veel goede bedoeling, maar uiteindelijk blijven de meeste vergaderingen niet meer dan een weerspiegeling van de bestaande machtsverhoudingen”, verduidelijkt Van Hoecke. “De visie van de hoogste in rang wordt doorgedrukt. Klaar.”
Op een pure informatieve vergadering na, is het niet interessant om de voorzitter te kiezen in kringen van de meest belanghebbende partij. Als bedrijf investeer je beter in een doorgedreven opleiding vergadertechnieken voor enkele medewerkers. Zij kennen de klappen van de zweep, houden iedereen actief bij de les - ook de zwijgers - en zorgen voor een transparante structuur. Deze manier van werken heeft gegarandeerd als resultaat dat vergaderingen vlotter en efficiënter zullen verlopen.
Durf al eens variatie te brengen in je meetings. Je hebt niet altijd een externe moderator nodig om gebruik te maken van break-out rooms, post-its of bijvoorbeeld de denkhoedenmethode van De Bono. (Via deze methode wordt het denkproces opgesplitst in verschillende denkrollen of denkrichtingen die door gekleurde hoeden worden voorgesteld, nvdr.)
Als jij je een beetje inwerkt in de verschillende creatieve technieken, lukt het ongetwijfeld om tot mooie resultaten te komen. Wees er ook zeker van dat de fun factor zal verhogen.
Na elke meeting, reserveer je idealiter ook enkele minuten om af te toetsen of je bij je oorspronkelijk uitgangspunt bent gebleven. Check als voorzitter ook of je over de tijdslimiet bent gegaan. Wees - ook als deelnemer - kritisch voor jezelf: wat had beter gekund? Wat verliep rimpelloos?
Evalueren om te verbeteren. “En zo evolueren we langzaam maar zeker, naar een ideale wereld, met efficiënte meetings”, besluit Van Hoecke.
Lees ook: De 10 beste tools om te videobellen
(lb/kv) - Meer info: Expertacademy.be
14 januari 2021We werken steeds vaker van thuis. Maar wat zijn de regels? Hoe ben je minstens even productief als op je werk? En wat met ergonomie én je gezondheid?
Voel jij je wel eens futloos na een dag vol Zoom-vergaderingen, Teams-meetings en videochats? Je bent niet alleen. Enkele tips!
Meetings vinden massaal op afstand plaats. Maar hoe pak je zulke online vergaderingen het best aan?
De kleren maken de man, of vrouw… ook tijdens de werkuren. Maar niet bij elk beroep hoort een universele dresscode of praktisch uniform.
Volgens onderzoek zijn er 3 types van thuiswerkers te onderscheiden… Welk type ben jij? En hoe ga je dan best te werk?
Vergaderen op afstand (vanuit je thuiskantoor, bijvoorbeeld) kan heel handig zijn, maar dan moet wel alles goed verlopen. Daarom deze tips...
Bedrijven die tijdens de coronacrisis mensen moeten ontslaan, doen dat steeds vaker via een digitaal platform. Maar mag dat wel?
Ondanks dat we al grote stappen hebben gezet blijft de ongelijkheid in salaris tussen mannen en vrouwen aantoonbaar. Ook vandaag. Hoe lossen we dat op?
Elke en Sofie ontzorgen in hun regio de thuisverpleegkundigen van het Wit-Gele Kruis, maar doen dat elk op een heel andere manier.