4 conseils pour des réunions efficaces à l’ère du coronavirus

Qui regardait secrètement son smartphone lors d'une réunion ou détournait du regard à cause d’un manque de structure ?

L'expert Franky Van Hoecke remue le couteau dans la plaie : "Peu d'organisations s'en rendent compte mais les réunions sont extrêmement coûteuses. En effet, monopoliser dix personnes pendant deux heures, sans résultat final ni solutions concrètes, consomme du temps et de l’argent. Il n’est dès lors pas étonnant que certains employés soient frustrés."

En tant que manager, vous avez deux options. Soit vous abordez les réunions de manière plus professionnelle, soit il vaut mieux donner à vos employés deux heures de vacances supplémentaires.

Voici 4 astuces à prendre en considération...

1. Quel est le but ?

Indiquez toujours le but de la réunion à l'avance dans l'invitation. Avez-vous l'intention de donner ou demander des informations ? Chercherez-vous tous ensemble une solution à un problème spécifique ? En étant clair et précis, vous aurez une longueur d’avance avant même d’avoir commencé la réunion.

2. Investissez dans des 'présidents'

Le 'président' ne doit pas toujours avoir le poste le plus élevé. Les gens pensent encore trop souvent en termes hiérarchiques et le patron doit inviter et diriger la réunion. "Je vois beaucoup de bonnes intentions dans les organisations mais, au bout du compte, la plupart des réunions ne sont que le reflet de l'équilibre des pouvoirs existants", précise Franky Van Hoecke.

Hormis une réunion purement informative, il n'est pas intéressant de choisir le 'président' dans les sphères les plus importantes de l’organisation. En tant qu'entreprise, mieux vaut investir dans une formation avancée en techniques de réunion pour quelques salariés. Ceux-ci connaîtront dès lors les ficelles du métier, maintiendront tout le monde actif - y compris les personnes les plus silencieuses - et assureront une structure transparente. Cette façon de procéder garantit des réunions plus fluides et plus efficaces.

3. N'ayez pas peur de la créativité

Osez apporter de la variété à vos réunions. Vous n'avez pas toujours besoin d'un modérateur externe pour utiliser les salles de détente, les post-it ou encore la méthode des 6 chapeaux d’Edward de Bono (grâce à cette méthode, le processus de pensée est décomposé en différents rôles ou écoles de pensée représentés par des chapeaux colorés, ndlr).

Si vous optez pour des techniques visant à stimuler la créativité, vous obtiendrez sans aucun doute des résultats probants. De plus, le facteur plaisir associé aux réunions augmentera inévitablement.

4. Évaluer

Après chaque réunion, vous devez idéalement prévoir quelques minutes pour vérifier si vous êtes resté en ligne avec vos intentions de départ. En tant que 'président', regardez si vous vous êtes fixé au timing initialement prévu. Soyez également critique vis-à-vis de vous-même, même en tant que participant : qu'est-ce qui pourrait être amélioré et qu’est-ce qui s'est bien passé ?

Évaluer pour s'améliorer. "Nous évoluons donc lentement mais sûrement vers un monde idéal avec des réunions efficaces", conclut Franky Van Hoecke.

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(lb/kv/eh) - Plus d'informations : Expertacademy.be