7 timemanagement hacks voor op je werk

1. Verantwoord uitstelgedrag

Honderden mails en een eindeloze stroom aan chatberichten. Soms is het nu eenmaal praktisch om bepaalde zaken zwart-op-wit te zetten. Maar het kan ook leiden tot een overvolle mailbox. Gevolg? Je verliest opdrachten uit het oog en wordt voortdurend afgeleid of onderbroken.

De volgende keer dat je collega’s je op de schouders tikken, vraag je daarom beter of ze later kunnen terugkomen. Of plan onmiddellijk een geschikter moment in om de kwestie te bespreken. Je mailbox kan weer ademen en jij kan ongestoord doorwerken.

Minder stress door minder e-mails: 5 tips

2. Giet je ‘nee’ in een zachte vorm

Een ‘nee’ is vrij hard, maar ‘ik ben momenteel met een belangrijk project bezig’ klinkt al veel zachter. Durf je geen ‘nee’ te zeggen uit angst om onsympathiek over te komen? Door tactvol af te wijzen en alternatieven voor te stellen, geef je duidelijk je grenzen aan zonder onbeleefd te zijn.

Vraagt je collega of je vandaag nog ruimte hebt voor een bijkomende opdracht, bovenop je reeds overvolle agenda? Antwoord dan dat je er tijd voor zal vrijmaken, zodra je je huidige project hebt afgewerkt. Of vraag of iemand anders het kan afhandelen. Et voilà, je hebt je ‘nee’ verpakt in een voorzichtig pakketje!

Ontdek: 6 tips om ‘nee’ te zeggen tegen extra werk

3. Eendracht maakt macht

Je bent aan het razen om een deadline te halen, maar die ene collega aan wie je extra informatie hebt gevraagd, antwoordt niet. De opdracht staat on hold terwijl de einddatum razendsnel dichterbij kruipt. Niets zo frustrerend als een onderbroken workflow!

Een gouden tip om deze situatie te vermijden: plan contactmomenten in wanneer je met anderen samenwerkt. Tijdens die bijeenkomsten wissel je dan de nodige informatie uit. Zo hoef je niet onnodig te wachten op onbereikbare collega’s én kan je al je vragen of problemen bundelen. De portie sociaal contact krijg je er gratis bij.

4. Het kaf van het koren scheiden

To-dolijsten zijn je beste maatjes op het werk. Ze zijn je gids in het doolhof van opdrachten, projecten en deadlines. Maar je lijstje gewoon van boven naar beneden afwerken? Da’s geen goed idee. Voor je het weet ben je voortdurend bezig met onnodige rompslomp en schuif je de belangrijke dingen voor je uit.

Maak daarom een onderscheid tussen urgente en minder dringende zaken. Op voorhand je prioriteiten stellen en die met stip aanduiden op je lijst, that’s the way to go! Tijd over? Plan dan pas de kleine, minder belangrijke opdrachten in, of handel ze tussendoor – als ‘pauze’ – even af.

De optimale to-do lijst: 5 tips

5. Creëer bufferruimte in je agenda

Een gestructureerde to-dolijst: allemaal goed en wel, maar wat als je je hele planning moet omgooien omdat je opeens een onverwachte, brandende taak voorgeschoteld krijgt? Een gewaarschuwd man is er twee waard! Houd dus al op voorhand rekening met eventuele bijkomende zaken en creëer ruimte om opdrachten te verschuiven indien nodig.

Wees flexibel en staar je niet blind op je planning. Reserveer bijvoorbeeld dagelijks een uur voor de afhandeling van onvoorziene zaken. Zijn er die dag geen plotse opdrachten op je bord gelegd? Fijn, dan heb je nu een extra uur voor ditjes en datjes!

Win tijd, gebruik je agenda beter: 14 tips

6. Uitstel van executie

De klok tikt genadeloos verder terwijl de duistere schaduwen van onvoltooide taken je besluipen. Brrrr, naderende deadlines, pure horror! Wat doe je wanneer je je realiseert dat de einddatum onhaalbaar is? De leidinggevende via een last minute melding op de hoogte brengen? Slecht plan.

Hoe langer je wacht om de boodschap over te brengen, hoe meer teleurgesteld je baas zal zijn. Koppel daarom zo snel mogelijk naar hem of haar terug wanneer je vreest een deadline niet te halen. En denk mee na over oplossingen, wees hulpvaardig én inventief.

Extra: Hoe je leidinggevende vertellen dat de werkdruk te hoog is?

7. Zelfkennis is het begin van alle wijsheid

Last but not least: zelfevaluatie. Stel jezelf op het einde van de dag de vraag of je de juiste prioriteiten hebt gesteld. Waren de zaken die je voorrang hebt gegeven ook écht zo dringend? Heb je juist gehandeld door je project even te pauzeren en die ene mail voor te nemen op de rest?

Probeer je bewust te worden van de keuzes die je doorheen de dag maakt. Zie je bepaalde inefficiënte patronen terugkomen? Ga dan op zoek naar manieren om in de toekomst gericht te plannen. Maar vooral: wees niet te streng voor jezelf!

(ZINNIG) - Bron: Plus Magazine