7 astuces de gestion du temps au travail

1. Procrastination responsable

Une boîte de réception débordante et un flux incessant de messages instantanés. Conséquence ? Vous perdez le fil de vos missions et êtes constamment distrait ou interrompu.

La prochaine fois que vos collègues vous tapent sur l'épaule, demandez-leur s'ils peuvent revenir plus tard ou fixez immédiatement un moment plus approprié pour discuter du problème. Votre messagerie électronique pourra à nouveau respirer et vous pouvrrez continuer à travailler sans être dérangé.

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2. Formulez votre "non" en douceur

Un "non" est assez dur. En revanche, dire que "vous travaillez actuellement sur un projet important" est beaucoup plus doux. Vous n'osez pas dire "non" de peur de passer pour quelqu’un d’antipathique ? En refusant avec tact et en proposant d'autres solutions, vous indiquez clairement vos limites sans être impoli.

Votre collègue vous demande-t-il si vous avez de la place pour une mission supplémentaire aujourd'hui, en plus de votre emploi du temps déjà surchargé ? Répondez simplement que vous aurez le temps de le faire une fois que vous aurez terminé votre projet en cours. Ou demandez si quelqu'un d'autre peut s'en charger. Et voilà, vous avez dissimulé votre "non" dans un bel emballage cadeau !

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3. L'union fait la force

Vous vous activez afin de respecter un délai mais le collègue à qui vous avez demandé des informations supplémentaires ne répond pas. La mission est en suspens alors que la deadline se rapproche à une vitesse fulgurante. Il n’y a rien de plus frustrant qu'un flux de travail interrompu !

Un conseil en or pour éviter cette situation est de prévoir des moments de contact lorsque vous travaillez avec d'autres personnes. Au cours de ces réunions, vous échangez les informations nécessaires. De cette façon, vous ne devez pas attendre inutilement des collègues injoignables et vous pouvez mettre en commun toutes vos questions ou tous vos problèmes. Le contact social est quand lui purement et simplement gratuit.

4. Séparer le bon grain de l'ivraie

Les listes de tâches sont vos meilleurs amies au travail. Elles vous guident dans le dédale des missions, des projets et des échéances. Est-il judicieux d’effectuer les tâches de votre liste de haut en bas ? Pas vraiment. Avant même de vous en rendre compte, vous serez constamment confronté à des tracas inutiles et vous retardez les choses importantes.

Par conséquent, faites la distinction entre les questions urgentes et celles qui le sont moins. Fixez vos priorités à l'avance et marquez-les d'un point sur votre liste, c'est la meilleure façon de procéder ! Vous reste-t-il du temps ? Planifiez des tâches plus petites et moins importantes, ou traitez-les comme s’il s’agissait d'une "pause".

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5. Créez un espace tampon dans votre agenda

Une liste de tâches structurée : c'est bien, mais que se passe-t-il si vous devez réorganiser tout votre emploi du temps à cause d'une tâche urgente et inattendue ? Un homme averti en vaut deux ! Tenez donc compte de toute question supplémentaire à l’avance et prévoyez une marge de manœuvre pour déplacer certaines tâches si nécessaire.

Soyez flexible et ne attardez pas aveuglément sur votre emploi du temps. Réservez par exemple une heure par jour pour faire face aux imprévus. Vous n'avez pas eu à faire face à des tâches inattendues ce jour-là ? Très bien, vous disposez maintenant d'une heure supplémentaire pour vous avancer sur d’autres projets !

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6. Les retards d'exécution

L'horloge tourne impitoyablement et les ombres des tâches inachevées vous rattrapent. Les échéances approchent, l'horreur à l'état pur ! Que faire lorsque vous vous rendez compte que le délai est irréalisable ? Vous en informez votre supérieur par une notification de dernière minute ? Mauvais plan.

Plus vous attendez pour faire passer le message, plus votre patron sera déçu. Raison pour laquelle vous devez le contacter le plus rapidement possible lorsque vous craignez de ne pas pouvoir respecter une échéance. Aidez-le également à trouver des solutions, rendez-vous utile et faites preuve d’inventivité.

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7. La connaissance de soi est le début de toute sagesse

Dernier point, mais non des moindres : l'auto-évaluation. À la fin de la journée, demandez-vous si vous avez fixé les bonnes priorités. Les choses auxquelles vous avez donné la priorité étaient-elles vraiment urgentes ? Avez-vous bien fait de mettre votre projet en pause et de traiter cet e-mail avant le reste ?

Essayez de prendre conscience des choix que vous faites tout au long de la journée. Voyez-vous certains schémas inefficaces se répéter ? Si c'est le cas, réfléchissez à des moyens de planifier de manière plus ciblée à l'avenir. Et surtout, ne soyez pas trop dur avec vous-même !

(Zinnig) - Source : Plus Magazine