6 cruciale tips voor betere meetings

“Als teamleader vraag ik tijdens meetings expliciet aandacht voor elkaar. En dus om de pc’s dicht te klappen.” (Jolien Van Pamel, teamleader externe resources risicobeheersing en preventieadviseur ergonomie bij Attentia)

1. Minder vergaderingen

Efficiënter vergaderen is om te beginnen al minder vergaderen. “Je moet je eerst al afvragen of een meeting het juiste communicatiemiddel is”, stelt Jolien Van Pamel, teamleader externe resources risicobeheersing en preventieadviseur ergonomie bij Attentia.

“Een vergadering is interactief en bedoeld om te discussiëren over een bepaald topic. Als het puur is om te informeren, dan is een meeting niet de juiste manier. Dan kan je misschien beter gewoon een mail versturen om je beslissingen mee te geven.”

2. Minder deelnemers

Heb je je soms ook al afgevraagd: wat zit ik hier eigenlijk in deze meeting te doen? Wel, dan ben je niet de enige. “Heel vaak wordt iedereen uitgenodigd die er in de verste verte mee te maken heeft of bij een project betrokken is. Dat is op zich menselijk, want we willen niemand over het hoofd zien”, stelt Van Pamel. “Maar voor velen is het al voldoende om het verslag te lezen.”

Volgens Van Pamel mag je hier zelf ook initiatief in nemen. “Weeg gerust ook zelf af of je aanwezigheid noodzakelijk is. Ben je wel een toegevoegde waarde of is het voldoende om later te vernemen van wat er gezegd is”, stelt ze. “Wil je bijvoorbeeld alleen over één klein of specifiek punt je visie geven, dan deel je dat bijvoorbeeld mee aan een collega die wel aanwezig zal zijn.”

3. Minder afleiding

Bij veel meetings hebben de deelnemers vooral aandacht voor hun laptop en smartphone. “Hierdoor is het onmogelijk om er je aandacht bij te houden”, vindt ze. Er is de laatste jaren wel veel gepraat over zogenaamde topless meetings, dus zonder laptop. Al wordt het in de praktijk bij bedrijven nog weinig toegepast, erkent Van Pamel. Toch vindt ze het aangewezen.

“Als teamleader vraag ik tijdens meetings expliciet aandacht voor elkaar. En dus om de pc’s dicht te klappen”, stelt ze. Een moeilijke boodschap, erkent ze, maar noodzakelijk. “Mensen die tijdens een meeting de hele tijd op hun pc of laptop bezig zijn, zijn niet helemaal mee met wat er op de vergadering is verteld.”

• Lees ook: De comeback van de topless meeting

4. Minder tijd

Heel snel worden vergaderingen in de agenda’s ingepland voor pakweg één of twee uur. “Maar heb je wel zoveel tijd nodig? Misschien kun je de kwestie perfect op een kwartier of half uurtje bespreken? Alleen zien we zulke vergaderverzoeken qua duurtijd minder in agenda’s opduiken”, stelt ze.

“Bovendien is er de gewoonte dat een meeting in de praktijk ook zo lang duurt als de vooraf voorziene tijd.” Wees daar dus ook waakzaam over en zorg ook daar voor efficiëntie.

5. Minder stoelen

Vergaderen hoeft niet altijd via de klassieke opstelling van een tafel met stoelen. “Als je er vooraf van overtuigd bent dat de meeting niet lang hoeft te duren, organiseer je beter een sta-vergadering”, stelt ze.

Een alternatief is een wandelvergadering. “Dit soort vergadering is erg geschikt om iets te bespreken of te brainstormen in beperkte kring, bijvoorbeeld met twee deelnemers”, aldus Van Pamel. Hij raadt wel aan om bij zo’n wandelmeeting vooraf de route vast te leggen. “Zo kun je je focussen op de inhoud.”

• Lees ook: Hoe pak je een wandelvergadering praktisch aan? 5 tips

6. Minder letters

Gaat de vergadering toch binnenshuis door, dan heeft Van Pamel nog een aantal praktische tips. “Zorg ervoor dat de vergaderzaal niet te krap is en voldoende verlucht. Gebruik je een beamer en scherm, weet dan dat het volledig doven van de lichten best vermoeiend is voor de ogen en bovendien ook slaapverwekkend.”

• Lees ook: Hoe blijf je wakker tijdens een saaie vergadering?

Tenslotte heeft ze nog enkele tips voor de onvermijdelijke powerpointpresentatie. “Zet niet te veel boodschappen op één slide”, raadt ze aan. “Zeven regels of bulletpoints per slide is meer dan voldoende met minstens 24 lettergrootte, liefst in duidelijke lettertypes als Arial of Verdana. In de praktijk betekent dit dat je best wat tekst schrapt per slide.” Ook hier geldt: less is more.

(William Visterin) - Bron: MARK Magazine