Pour commencer, des réunions plus efficaces signifient moins de réunions. "Vous devez d'abord vous demander si une réunion est le bon moyen de communication", explique Jolien Van Pamel, cheffe d'équipe ressources externes et conseillère en prévention ergonomie chez Attentia.
"Une réunion est interactive et vise à discuter d'un sujet spécifique. S'il s'agit uniquement d'informer, il est préférable d'envoyer un simple e-mail pour communiquer vos décisions."
Vous êtes-vous déjà demandé : qu'est-ce que je fais au milieu de cette réunion ? Vous n’êtes pas le/la seul(e). "Très souvent, toutes les personnes qui participent à un projet sont invitées aux meetings. Il s’agit d’un réflexe humain car les organisateurs de meetings ne veulent blesser ou oublier personne", poursuit Jolien Van Pamel. "Mais pour bon nombre de travailleurs, lire le rapport de la réunion est tout aussi efficace."
Selon Jolien Van Pamel, vous pouvez également prendre des décisions par vous-même. "N'hésitez pas à considérer si votre présence est nécessaire ou non. Apportez-vous de la valeur ajoutée ou bien est-il suffisant pour vous de lire plus tard ce qui a été dit à la réunion ? Si vous ne voulez donner votre point de vue que sur un détail ou un point spécifique, communiquez-le à un collègue dont la présence à la réunion est indispensable."
Lors de nombreuses réunions, les participants se concentrent principalement sur leur ordinateur portable et leur smartphone. "En agissant de la sorte, il est impossible d’être attentif à tout ce qui se dit". Ces dernières années, on a beaucoup parlé de réunions dites 'topless' soit sans ordinateur portable. Bien qu'une telle pratique ne soit ancrée que dans peu d’entreprises, elle présente de nombreux avantages, reconnaît Jolien Van Pamel.
"En tant que cheffe d'équipe, je demande explicitement que mes collaborateurs soient attentifs les uns vis-à-vis des autres, et donc que chacun ferme son ordinateur. Ce n’est pas toujours facile mais c’est nécessaire. Les gens qui passent leur temps sur leur smartphone ou ordinateur portable pendant une réunion ne sont pas totalement conscients de ce qui s'y dit."
En tant que travailleur, votre agenda devient vite rempli d’une à deux heures de réunions par jour. "Avez-vous réellement besoin d'y consacrer tant de temps ? Peut-être pourriez-vous discuter des différents points en quinze ou trente minutes ?", suppose-t-elle.
"De plus, il y a la coutume selon laquelle une réunion doit durer aussi longtemps que le temps qui a été prédéterminé." Soyez donc vigilant à ce sujet et assurez-vous de faire preuve d’efficacité en permanence.
Les réunions ne doivent pas toujours se faire via la disposition classique d'une table avec des chaises. "Si vous êtes préalablement convaincu(e) que la réunion ne durera pas longtemps, vous feriez mieux d'organiser un meeting debout", dit-elle.
Une alternative est la réunion à pied ou en mouvement. "Ce type de réunion est très approprié pour discuter ou faire un brainstorming en petit comité, par exemple avec deux participants", affirme Jolien Van Pamel. Elle recommande que l'itinéraire soit déterminé à l'avance lors d'une telle réunion à pied. "De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur le contenu et non sur des détails sans importance."
Si la réunion a lieu à l'intérieur, Jolien Van Pamel a encore quelques conseils pratiques. "Assurez-vous que la salle de réunion ne soit pas trop étroite et suffisamment ventilée. Si vous utilisez un vidéoprojecteur et un écran, sachez que l'extinction complète des lumières est assez fatigante pour les yeux et le rythme de sommeil."
Enfin, elle nous donne ses derniers tuyaux pour l'inévitable présentation PowerPoint. "Ne mettez pas trop d'informations sur vos slides", conseille-t-elle. "Sept lignes ou points par diapositive sont plus que suffisants, le tout avec des caractères de taille 24 ou plus et de préférence dans des polices claires comme Arial ou Verdana. Dans la pratique, cela signifie qu'il est préférable de supprimer un maximum de texte dans vos diapositives". Ici aussi, la règle de base est la suivante : les sis more !
(wv/eh) – Source : MARK Magazine
Une réunion efficace ? Cela ne coule pas de source. La Loterie Nationale en est parfaitement consciente et a établi une série de règles spécifiques.
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