5 tips voor de perfecte (zakelijke) e-mail

Eerst en vooral moet je jezelf de vraag stellen of een mailtje wel altijd zo’n goed idee is. Het is misschien makkelijk en snel, maar soms is het gewoonweg handiger om even te bellen of te chatten. Zeker als het om een emotionele of ingewikkelde kwestie gaat. In een digitale brief mis je namelijk intonatie en non-verbale communicatie, zoals een geruststellend lachje of een vriendelijke blik. Dat heb je soms echt wel nodig om misverstanden te vermijden.

Wanneer stuur je best wel een e-mail? Als je een afspraak wilt maken, een simpele vraag hebt, niet meteen een antwoord verwacht of als je meerdere mensen tegelijk wilt bereiken. Om de perfecte mail op te stellen, schotelen we je alvast de belangrijkste tips voor.

‘Geachte’, of toch maar gewoon ‘Hey’?

De algemene regel luidt: hoe formeler, hoe beter. Zeker als je de persoon in kwestie helemaal niet kent. Een formele toon kan onnodige afstand creëren, en dat is wel het laatste wat je wilt, niet? Gaat het om een collega? Dan mag het al wat losser zijn.

Maar hoe spreek je dan iemand precies aan? Een handig overzicht:

• ‘Geachte’ gebruik je best voor iemand die je nog nooit eerder gezien of gesproken hebt.
• Na een telefoontje kun je gemakkelijk overgaan tot ‘Beste X’ of ‘Dag Y’.
• Heb je de persoon al in het echt ontmoet? Dan is een ‘Hey’ zeker niet verkeerd.

Maar eigenlijk moet je vooral je buikgevoel volgen. De ouderwetse etiquetteregels zijn niet meer van deze tijd. Als je een onbekende mailt, zoek hem of haar dan eerst even op. De aanspreekvorm verschilt als je een student van twintig mailt, of een professor van zestig. Bovendien vermijd je zo dat je een man aanspreekt als een vrouw, of omgekeerd. Behoorlijk gênant, toch?

Lees ook: Stop met deze woorden te gebruiken in je e-mails

Kort maar krachtig

Eén thema met één centrale vraag en een duidelijk onderwerp in de subjectregel, meer moet dat niet zijn. Je moet dus met de deur in huis vallen en heel expliciet schrijven wat je van de lezer verwacht. Als je niets verlangt, zeg dat dan met een eenvoudige ‘ter info’ aan het begin van je mail.

Het klinkt niet echt gezellig, zo’n zakelijke mail. Maar je kunt het altijd wat minder formeel maken door de ontvanger een fijne avond te wensen, of te vragen hoe zijn of haar vakantie was. Het is attent en vrijblijvend.

Welke e-mailvogel ben jij? Doe de test!

Een knipoog, of niet?

Om wat meer gevoel in een geschreven berichtje te leggen, kun je emoji’s gebruiken. Een vrolijk gezichtje om te laten zien dat je gelukkig bent, een droevig mannetje als je teleurgesteld bent. Maar in een e-mail laat je emoji’s best achterwege, want ze kunnen voor heel wat verwarring zorgen. Een knipoog mag dan vrij duidelijk zijn, maar een emoji met de tong uit z’n mond is al heel wat dubieuzer.

Hetzelfde geldt voor leestekens. Misschien wil je je enthousiasme laten zien met meerdere uitroeptekens, voor iemand anders kan het agressief of schreeuwerig overkomen.

Goede afspraken…

Maken goede vrienden, toch? Een mail komt vaak binnen op een slecht moment. Je zit net in een vergadering, je bent geconcentreerd aan het werk om die deadline te halen of je wilt net aan je lunchpauze beginnen. Als je weet dat je een langere tijd met mensen moet samenwerken, maak je best op voorhand afspraken over de communicatie. Maak bijvoorbeeld gebruik van een teamsite waar iedereen een update kan achterlaten, in plaats van continu te mailen.

De eeuwige twijfel: in cc, of niet?

Zet je iemand in cc, en wie dan precies? Het is een vraag waar iedereen weleens mee worstelt. Cc – languit Carbon Copy – is bedoeld om mensen te laten meelezen die betrokken partij zijn. Als je iemand in cc zet, schrijf dan in je mail waarom, zodat het niet voelt alsof er mensen op de tribune zitten bij een privégesprek.

Extra: Is het nodig om iedereen in cc te zetten?

(dt/em) - Bron: Intermediair