5 conseils pour un e-mail parfait

Tout d'abord, vous devez vous demander si envoyer un e-mail est une bonne idée ou non. Bien qu’il s’agisse d’une solution facile et rapide de prime abord, il est parfois plus efficace d’appeler directement votre interlocuteur ou de converser par messagerie instantanée. Surtout lorsqu'il s'agit d'un problème émotionnel ou compliqué. Dans un e-mail, l'intonation et la communication non verbale sont absentes, tout comme un sourire rassurant ou un regard amical. Vous en aurez parfois vraiment besoin pour éviter les malentendus.

Vous opterez pour l’e-mail si vous n’attendez pas une réponse immédiate à votre demande, ou encore pour prendre un rendez-vous, poser une question simple ou contacter plusieurs personnes en même temps. Les cinq conseils ci-dessous sont cruciaux et vous aideront à rédiger un e-mail parfait.

'Cher' ou simplement 'Salut' ?

En règle générale, plus un message est formel, mieux c'est. Surtout si vous ne connaissez pas du tout la personne à qui vous vous adressez. N’en faites pas trop non plus car un langage soutenu peut créer une distance inutile, et c'est la dernière chose que vous voulez, n'est-ce pas ? Si vous contactez un collègue, vous pouvez rédiger un message plus informel.

Mais comment aborder une personne de la meilleure manière qui soit ? Voici comment procéder :

• Vous utiliserez 'Cher/Chère' si vous contactez quelqu'un que vous n'avez jamais vu ou à qui vous n'avez jamais parlé auparavant.
• Après un appel téléphonique, vous pouvez facilement passer à 'Cher X' ou 'Bonjour Y'.
• Si vous avez rencontré la personne en chair et en os, un 'Salut/Hello' est tout à fait envisageable.

Le plus important est de suivre votre instinct. Les anciennes règles d'étiquette sont dépassées. Si vous envoyez un e-mail à un inconnu, effectuez des recherches préalables à son sujet. Vos tournures de phrases différeront si vous envoyez un e-mail à un étudiant de vingt ans ou à un professeur de soixante ans. De plus, vous éviterez de faire l’erreur de vous adresser à un homme alors qu’il s’agit d’une femme, et vice versa.

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Court mais percutant

Un thème avec une question centrale et un sujet de message clair et concis, rien de plus. Vous devez donc aller droit au but et écrire très explicitement ce que vous attendez du lecteur. Si vous n’attendez rien, dites-le simplement en mentionnant 'pour votre information' au début de votre e-mail.

Trouvez-vous votre message froid et impersonnel ? Vous pouvez le rendre un peu moins formel en souhaitant une bonne soirée au destinataire ou en lui demandant comment se sont déroulées ses vacances.

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Un smiley, ou pas ?

Vous pouvez utiliser des émojis pour ajouter un peu plus de vie à vos messages écrits. Un smiley heureux pour montrer que vous êtes content, une émoticône triste quand vous êtes déçu. Il est toutefois préférable d'omettre les émojis dans vos e-mails car ils peuvent causer de de confusion. Un clin d'œil est assez évident mais un émoji tirant la langue peut être mal interprété.

Il en va de même pour les signes de ponctuation. Utiliser plusieurs points d'exclamation pour exprimer votre enthousiasme peut-être ressenti comme une approche agressive par quelqu’un d’autre.

De bons accords...

Font de bons amis, n’est-ce pas ? Un e-mail arrive souvent au mauvais moment. Vous êtes en réunion, occupé par une échéance qui approche ou êtes sur le point de commencer votre pause déjeuner. Si vous savez que vous devrez travailler pendant une longue période avec quelqu’un, il est préférable de conclure des accords de communication à l'avance. Utilisez par exemple une plate-forme où tout le monde peut encoder des mises à jour au lieu d'envoyer des e-mails en permanence.

Le doute éternel : en copie ou pas ?

Qui devez-vous absolument mettre en copie ? C'est une question à laquelle tout le monde est confronté. Si vous mettez quelqu'un en copie, écrivez pourquoi dans votre e-mail afin qu'il n'ait pas l'impression d'être un spectateur qui assiste à une conversation privée.

Extra : Est-il nécessaire de mettre tout le monde en copie dans vos e-mails ?

(dt/em/eh) – Source : Intermédiaire