4 manieren om duidelijk je grenzen te stellen op het werk

Werkpaard versus muilezel

Krijg jij ook vaak last-minute een “dringende” opdracht cadeau van jouw collega’s of leidinggevende? Dan is de kans groot dat ze jou als een gemotiveerde en energieke werkkracht zien die ongetwijfeld nog wat marge over heeft in zijn of haar werkplanning.

Heb je echt geen tijd om die extra taak uit te voeren of behoort dat niet tot jouw takenpakket, dan mag je gerust je grenzen stellen. Je mag dan wel als een werkpaard aanzien worden, je bent nog altijd geen muilezel die systematisch de workload van anderen moet dragen…

Extra: Hoe je leidinggevende vertellen dat de werkdruk te hoog is?

Zorg goed voor jezelf

Grenzen stellen is niet altijd makkelijk. Door “nee” te zeggen op een dringende vraag kun je het gevoel krijgen dat je anderen teleurstelt of ontgoochelt. Ook de algemene werksfeer kan ervoor zorgen dat onhaalbare deadlines en systematisch overwerk na verloop van tijd als “normaal” beschouwd worden. Toch is het erg belangrijk dat je af en toe op de rem staat. Zo kan een propvol en onhaalbaar takenpakket leiden tot overspanning, ziekte en zelfs een burn-out.

Je doet er dus niet alleen jezelf plezier mee door af en toe je grenzen te stellen, ook je baas zal je dankbaar zijn dat je aan je eigen mentale en fysieke gezondheid denkt. Mocht je er nog aan twijfelen: door grenzen te stellen ga je ook net efficiënter werken, aangezien je werkfocus niet altijd onderbroken wordt door die “dringende” opdracht.

Lees ook: 6 tips om ‘nee’ te zeggen tegen extra werk

Grenzen stellen: zo pak je het aan...

1. Zeg niet meteen “ja”

Zolang jij telkens “ja” antwoordt op de vraag om die extra taak aan te nemen, zal er niks veranderen. Geef jezelf wat bedenktijd (niet te lang) om je huidige werkplanning eens onder de loep te nemen. Maak ook voor jezelf uit of het echt wel “dringend” is en of jij wel de aangewezen persoon bent om die taak uit te voeren.

Heb je al genoeg te doen, denk dan samen na over een alternatieve oplossing: misschien kan die deadline alsnog verlaat worden of is er een andere collega die het kan oplossen?

CHECK: Je krijgt meer ‘ja’ als je ‘nee’ kan zeggen

2. Maak je eigen takenlijst

Laat andere collega’s niet bepalen hoe jouw takenlijst er deze week zal uitzien. Maak voor jezelf een realistische werkplanning en probeer de nodige tijd in te calculeren om je opdrachten succesvol af te werken. Heb je alsnog wat tijd vrij, dan kun je met veel plezier die extra taak aannemen.

3. Wees assertief en draai niet rond de pot

Niet iedereen is even assertief geboren. Het goede nieuws is dat je assertief gedrag kunt aanleren. Assertief communiceren betekent eigenlijk dat je zowel je eigen belangen als die van de ander respecteert. Past die opdracht echt niet in jouw plaatje, breng dan de boodschap op een vriendelijke en professionele manier over.

Begin positief (bv. “Ik snap dat het dringend is…”) maar wees kordaat (bv. “maar mijn agenda zit propvol…”) en stel desnoods een alternatief voor (bv. “...misschien kan het volgende week wel lukken?”). Zo geef je de indruk dat je graag wil meedenken aan een oplossing maar stel je wel duidelijk je grenzen.

Assertiever zijn op je werk: 7 to do’s

4. Gebruik de 4G-methode

Deze methode heeft niks te maken met de wifi of het internet, wel met de manier waarop je feedback geeft zonder een conflict of vervelende reactie uit te lokken. Voor alle duidelijkheid: de 4G-methode gaat over Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst gedrag. Die methode kun je vooral gebruiken wanneer steeds weer dezelfde collega met extra werk komt aanlopen.

• Benoem eerst het Gedrag (bv. “Ik merk dat jij mij altijd last-minute extra werk geeft…”) en het Gevoel dat jij hierbij krijgt (bv. “...dat zorgt voor extra spanning bij mij”).
• Geef aan wat het Gevolg is van die voortdurende last-minute vragen (bv. “Ik kan me hierdoor niet focussen op mijn eigenlijke job en dat stoort me”) en stel het Gewenste gedrag voor (bv. “Misschien kunnen we afspreken dat je me in het vervolg hiervoor wat meer tijd geeft? En alleen als het écht dringend is?”)

(fd)