Responsable De Pole Affaires Generales

Vous souhaitez vous investir dans l'organisation stratégique de l'administration communale de
GEMBLOUX ? Vous êtes motivé.e à faire partie du Comité de Direction de la Ville pour y
représenter le pôle des Affaires générales qui comprend le Secrétariat général, l'Accueil, le
service Population-état civil, le service de l'Enseignement et l'Académie ?
Vous avez un intérêt pour ces missions générales d'une administration communale et en
particulier pour celles dédiées à l'accueil et au service des citoyens ?
Vous vous sentez apte à assurer la supervision et l'encadrement des services de votre pôle, en
collaboration avec les responsables de services ?
Vous avez le sens du service public, vous faites preuve de rigueur administrative ?, Sous l'autorité de la Directrice générale et en étroite collaboration avec les responsables de service, vous avez en charge le management organisationnel et opérationnel de votre pôle. Vous rendez compte des activités de celui-ci à la Directrice générale et/ou aux autorités. Vous coordonnez les activités des différents services dont vous avez la responsabilité, en vous assurant de la mise en œuvre et du suivi des nouvelles législations et réglementations.

Dans vos missions, vous gérez également directement et personnellement le service Secrétariat général et y supervisez ses activités (traçabilité du courrier et gestion des archives, autorisations diverses notamment de manifestations, d'occupation du domaine public, appui administratif à la gestion de la représentation de la Ville auprès d'instances externes, tutelle sur les actes du CPAS, assurances, ...).

TACHES :
1. Manager le pôle :

- Planifier, organiser, coordonner les activités du pôle.
- Communiquer aux services les directives émanant des autorités et veiller à leur mise en œuvre au sein des services.
- Conseiller et encadrer les chefs de service et les équipes dans la réalisation de
leurs tâches.
- Favoriser la polyvalence des agents et le travail en équipe.
- Rédiger les rapports disciplinaires.
- S'assurer de l'accueil des nouveaux agents et de leur formation interne.
- Gérer les conflits et apporter des solutions concertées.

2. Rendre compte des activités du pôle :

- Rédiger et/ou valider les rapports à destination de la Directrice générale et/ou des
autorités.

- Communiquer tout problème rencontré au sein du pôle à la Directrice générale.
- Formuler des propositions d'amélioration du pôle (fonctionnement interne, service au public, ...).

3. Gérer des projets :

- Planifier et mettre en œuvre un projet.
- Superviser la réalisation de projets et procéder à leur évaluation.
- Concevoir et formuler des propositions de projets.
- Coordonner des projets qui impliquent plusieurs services ou des institutions extérieures.
- Coordonner les dossiers qui impliquent plusieurs services.

4. Maîtriser et centraliser le budget du pôle :

- Soutenir les services dans l'établissement de leurs prévisions et de leurs adaptations budgétaires.
- Veiller à la maîtrise des budgets prévus et au respect des procédures de dépenses et de recettes.

Par ailleurs, vous travaillerez à l'élaboration et à l'évaluation continue du Programme

Stratégique Transversal (PST).

Vous serez membre du Comité de direction et invité.e à y participer activement.
La mission de Délégué.e à la Protection des données (DPO) pourrait vous être confiée.

Vous êtes titulaire d'un diplôme universitaire (licence ou master). (Tout candidat

porteur d'un diplôme délivré dans un pays étranger devra présenter à la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, une attestation justifiant l'équivalence dudit diplôme).

- Vous disposez d'une expérience probante en management d'équipe(s).

- Vous êtes capable de maîtriser les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l'exercice de vos fonctions et matières relatives à votre pôle, et en particulier les aspects du droit administratif applicables aux pouvoirs locaux.
- Vous faites preuve de rigueur administrative et veillez au suivi et à l'application des nouvelles législations et/ou réglementations.
- Vous assurez un management humain de proximité, suscitant motivation et initiative dans les équipes et esprit de collaboration. Vous êtes capable de gérer des conflits et vous communiquer de manière pédagogique, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Proactif.ve dans le recours aux nouvelles technologies, vous savez analyser et synthétiser des informations, en faisant preuve d'esprit critique et de vision stratégique.
- Vous faites preuve de créativité et d'innovation, en vous tenant informé.e de l'évolution du métier par de la formation continue.
- Organisé.e et autonome, vous respectez les délais prescrits, tout en sachant vous adapter aux imprévus.
- Vous accueillez les citoyens et les membres de l'administration avec considération et empathie.
- Vous faites preuve d'éthique, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l'exercice de votre fonction.
- Disposer d'une expérience dans une administration communale et comme DPO seront considérés comme des atouts.
- Vous êtes idéalement dans les conditions d'engagement A.P.E.jobdescr