Poste administratif, comptabilité basique et support informatique
Description de la fonction
Gère et traite l'information en appui aux différentes activités de l'ONG ;
Accueil, permanence téléphonique (réponses et traitement des appels) et gestion des mails généraux ;
Support informatique à l'équipe et gestion de IT de l'ONG ;
Gestion du back office du site pour les commandes et réservation (connaissance de wordpress souhaitée);
Comptabilité de base (encodages, payements, gestion des factures...) ;
Appuie la coordination dans les correspondances avec les bailleurs, les liens administratifs avec les partenaires et les pouvoirs subsidiants ;
Réalise le suivi des procédures administratives (participe à la rédaction de bons de commande, des conventions, à la rédaction des guides...) ;
Suit et s'informe des activités du Monde selon les femmes à partir des différents espaces existants (réunions d'équipe, courrier, publications, intranet, internet, etc) ;
Informe les membres de l'équipe des changements administratifs qui convergent vers l'intérêt de leur mission ;
Participe aux réunions d'équipe afin, entre autres, de partager l'évaluation de ses activités et de tenir compte de celles de ses collègues ;
Gère la logistique générale des bureaux.
Activités détaillées :
Traitements des appels téléphoniques
Helpdesk informatique première ligne pour les collègues et dépannages : installations diverses : Suite Office 365, logiciels, imprimantes, installation du matériel informatique en cas d'événement extérieur, assurances, contacts avec services après-vente ou informaticien si nécessaire
Encodage de la comptabilité : vérification et traitement des paiements et justificatifs, contacts avec le prestataire comptable externe, classements et encodages des pièces comptables
Gestion des ventes de publications (y compris expédition et suivi des commandes et incidents) et des inscriptions à des activités (demandes de tarifs réduits, annulations, reports, remboursements, listes d'inscriptions, modalités, édition d'attestations de présence, de paiement, d'inscription) et des téléchargements des outils digitaux (appui au public)
Gestion des outils informatiques administration des serveurs, backups, récupération de données, gestion des accès, profils et identifiants, des boites mail, des suites logicielles (Suite Office, wordpress, sharepoint, woocommerce, etc.).
Appui au site web : contacts avec la développeuse, résolution des incidents, administration du contenu, élaboration de nouvelles solutions en fonction des demandes
Relectures/corrections textes/courriers/dossiers
Rangement et classements, tenir à jour la base de données et la gestion du stock des publications.
Contact avec les fournisseurs externes (photocopieuse, imprimantes, informatique, bureautique, téléphonie, et autres métiers, etc.), recherche des devis, commandes et achat de matériel, courses..
Actualisation des infos administratives
Appuis à l'organisation de l'AG, suivis AG (paiements des cotisations etc), Moniteur
Recherches des devis, élaboration des Tdr pour des achats de matériel informatique ou autre.
Encodage, actualisation et sécurisation des bases de données (CRM, Listes de diffusion, etc.), application des exigences RGPD
Aménagement des postes de travail et attention aux aspects ergonomiques et besoins spécifiques
Extraction de données à des fins de rapportage (évaluation des activités et publications, fréquentation du site)
Profil
Aisance en informatique générale - Comptabilité basique
Écriture compréhensible et rigoureuse, orthographe impeccable - Rigueur
Facilité d'adaptation à une équipe multidisciplinaire, autonomie, capacité à travailler en équipe ; capacité à être diplomate ; savoir planifier et respecter les « deadlines », savoir s'adapter à une gestion de temps basée sur les objectifs.
Sens de l'initiative et des responsabilités ; souci des résultats et de l'amélioration permanente ; souci de la qualité et de l'efficacité ; adaptabilité ; sens du service ; capacité à être en harmonie avec l'organisation. Capacité à prioriser les tâches.
Valeurs : En accord avec la mission/vision du Monde selon les femmes, intégrité et conscience morale ; respect de la diversité.
Conditions contractuelles
Offre
Basé : 18, rue de la Sablonnière à 1000 Bruxelles.
Date d'entrée en fonction souhaitée : 26 août 2024
Le barème proposé est aux règles en vigueur dans le cadre de la CP329.2.
Octroi d'un chèque repas par jour presté, d'une valeur faciale de 7 €.
Remboursement des frais de transport selon la CCT de la CP 329 ou complets si transport en commun, indemnité de 0.20 € par Km en vélo., Les candidat-e-s seront prévenu-e-s si ils sont retenu-e-s ou non le 20 août.
Les candidat-e-s retenu-e-s seront invité-e-s pour un entretien oral ainsi qu'une épreuve de mise en situation le 21 ou 22 août.
La personne sélectionnée pour le poste sera contactée le 23 août.
Prise de fonction le 26 août.jobdescr
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