Poste administratif, comptabilité basique et support informatique
Description de la fonction
Poste administratif, comptabilité basique et support informatique
Le Monde selon les femmes est une ONG féministe active dans le monde de la coopération au développement, de l'éducation permanente et de la recherche-action. Son objectif est d'intégrer une perspective de genre dans les questions de droits humains.
Mission - Fonction :
Appui à la coordination et aux activités du Monde selon les femmes ASBL, secrétariat, logistique, comptabilité et support informatique.
- Gère et traite l'information en appui aux différentes activités de l'ONG ;
- Accueil, permanence téléphonique (réponses et traitement des appels) et gestion des
mails généraux ;
- Support informatique à l'équipe et gestion de IT de l'ONG
- Gestion du back office du site pour les commandes et réservation (connaissance de
wordpress souhaitée);
- Comptabilité de base (encodages, payements, gestion des factures...)
- Appuie la coordination dans les correspondances avec les bailleurs, les liens
administratifs avec les partenaires et les pouvoirs subsidiants ;
- Réalise le suivi des procédures administratives (participe à la rédaction de bons de
commande, des conventions, à la rédaction des guides...) ;
- Suit et s'informe des activités du Monde selon les femmes à partir des différents
espaces existants (réunions d'équipe, courrier, publications, intranet, internet, etc)
- Informe les membres de l'équipe des changements administratifs qui convergent vers
l'intérêt de leur mission ;
- Participe aux réunions d'équipe afin, entre autres, de partager l'évaluation de ses
activités et de tenir compte de celles de ses collègues.
- Gère la logistique générale des bureaux.
Activités détaillées :
- Traitements des appels téléphoniques
- Helpdesk informatique première ligne pour les collègues et dépannages : installations
diverses : Suite Office 365, logiciels, imprimantes, installation du matériel informatique en cas d'événement extérieur, assurances, contacts avec services après-vente ou informaticien si nécessaire
- Encodage de la comptabilité: vérification et traitement des paiements et justificatifs,
contacts avec le prestataire comptable externe, classements et encodages des pièces comptables
- Gestion des ventes de publications (y compris expédition et suivi des commandes et
incidents) et des inscriptions à des activités (demandes de tarifs réduits, annulations, reports, remboursements, listes d'inscriptions, modalités, édition d'attestations de présence, de paiement, d'inscription) et des téléchargements des outils digitaux (appui au public)
- Gestion des outils informatiques administration des serveurs, backups, récupération
de données, gestion des accès, profils et identifiants, des boites mail, des suites logicielles (Suite Office, wordpress, sharepoint, woocommerce, etc.).
- Appui au site web : contacts avec la développeuse, résolution des incidents,
administration du contenu, élaboration de nouvelles solutions en fonction des demandes
- Relectures/corrections textes/courriers/dossiers
- Rangement et classements, tenir à jour la base de données et la gestion du stock des
publications.
- Contact avec les fournisseurs externes (photocopieuse, imprimantes, informatique,
bureautique, téléphonie, et autres métiers, etc.), recherche des devis, commandes et achat de matériel, courses...
- Actualisation des infos administratives
- Appuis à l'organisation de l'AG, suivis AG (paiements des cotisations etc), Moniteur
- Recherches des devis, élaboration des Tdr pour des achats de matériel informatique
ou autre.
- Encodage, actualisation et sécurisation des bases de données (CRM, Listes de
diffusion, etc.), application des exigences RGPD
- Aménagement des postes de travail et attention aux aspects ergonomiques et besoins
spécifiques
- Extraction de données à des fins de rapportage (évaluation des activités et
Profil
Formation et/ou expérience probante administrative;
- Bonne connaissance des outils informatiques (suite office, wordpress, sharepoint,
Woocommerce,..);
- Aisance en informatique générale;
- Écriture compréhensible et rigoureuse, orthographe impeccable;
- Comptabilité basique;
- Rigueur
Compétences sociales
- Interpersonnelles : facilité d'adaptation à une équipe multidisciplinaire, autonomie,
capacité à travailler en équipe ; capacité à être diplomate ; savoir planifier et respecterjobdescr
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