Offer/offre D’emploiSecrétaire Médical Assistant Administratif Assistant De Direction

La Heal Clinic, Centre Médical orienté esthétisme, bien-être et

périnatalité à La Hulpe, recherche un/une assistant(e) secrétaire médical(e) et administratif(ve).

Situé sur la rue des Combattants, la rue commerçante principale de La Hulpe, le centre accueille une équipe pluri-disciplinaires de médecins spécialistes, de paramédicaux et un centre de prélèvements.

Dans votre fonction, vous seconderez le Dr Norgaard dans ses taches de gestion de la HEAL clinic et assurerez une série de taches administratives qui vous seront déléguées:

Au niveau de l'accueil et du secrétariat médical, vous :

Gérez les appels entrants et l'agenda des rendez-vous
Relevez et traitez les mails et le courrier ordinaire
Accueillez les patients et administrez leur dossier (création, mise à jour, etc)
Maintenez et gérez la base de donnée.
Planifiez les interventions chirurgicales

Au niveau de la comptabilité, vous

Traitez et classez les factures rentrantes
Faites le suivi des paiements
Gérez et suivez la facturation interne
Encodez les pièces comptables et assurez la liaison avec le comptable

Au niveau communication, vous

Gérez le site web et le maintenez à jour
Assurez la communication interne mais aussi externe
Entretenez les réseaux sociaux du centre
Assurez le relais entre la direction, les collaborateurs et le personnel

Au niveau ressources humaines, vous

Recherchez de nouveaux collaborateurs et participez à leur recrutement
Planifiez les congés en collaboration avec la direction et gérez les absences
Préparez les fiches de salaires
Organisez les réunions d'équipe

Au niveau logistique, vous

Gérez les stocks et les consommables
Veillez à l'entretien du bâtiment et du matériel
Entretenez de bons contacts avec les fournisseurs

Vous avez un sens de l'accueil et de la clientèle inné.
Vous êtes dotée de compétences organisationnelles et de travail en équipe
Vous aimez vous mettre au service des autres mais savez vous montrez assertif/-ive.
Vous êtes organisé(e) et structuré(e) et savez prendre des initiatives dans un cadre déterminé.
Vous savez gérer vos priorités et êtes résistant(e) au stress.
Vous aimez collaborer et faire appel à l'équipe mais êtes capable de travailler seul(e) et êtes autonome.
Vous aimez naviguer entre travail routinier et gestion innovante de situations inattendues.
Vous êtes favorable à l'acquisition de nouvelles compétences .
Vous aimez trouver des solutions aux problèmes rencontrés; vous êtes autodidacte et autonome .
Vous pouvez vous prévaloir de compétences relationnelles et savez vous montrer empathique .
Vous communiquez aisément et savez rassurer votre entourage.
Vous êtes souple ., Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en secrétariat médical ou en secrétariat de direction ou pouvez vous prévaloir d'une expérience probante dans une fonction similaire ou administrative.
Connaissances spécifiques
Vous avez des notions de comptabilité
Vous maîtrisez les outils de bureautique Mac ainsi que les logiciels internes
(Acuity, Icure,...)
Le web design et les réseaux sociaux vous sont familiers.
Langues
Vous parlez couramment le français. Vous disposez d'une bonne orthographe et d'une bonne élocution.
La connaissance de l' anglais oral est nécessaire. La connaissance du néerlandais est un atout.