Care & Quality Helpdesk & Administrative Assistant

Multipharma est la première coopérative dans le domaine de la pharmacie en Belgique. En tant qu'acteur clé dans le secteur des soins pharmaceutiques, nous avons un objectif : renforcer le rôle du pharmacien dans les soins de première ligne afin de rendre les soins de santé accessibles à tous. Grâce à notre approche omnicanale et à nos technologies innovantes, nous sommes toujours là pour nos patients. Nous disposons en outre d'un centre de distribution ultramoderne et de deux centres innovants où les médicaments sont conditionnés sur mesure pour les patients des centres de soins résidentiels et des établissements de soins.

Qu'est-ce qui nous motive et quelle est notre plus grande préoccupation ? Notre cœur pour nos patients et pour les soins primaires ! Dans notre réseau de plus de 240 pharmacies, nous créons un environnement chaleureux, familier et bienveillant où chaque patient reçoit l'attention et les soins qu'il mérite. Un sourire chaleureux, une oreille attentive et des conseils personnalisés : voilà ce que nous représentons.

Et nous le faisons ensemble ! Avec plus de 1800 collègues enthousiastes, nous formons une équipe solide qui donne le meilleur d'elle-même chaque jour !

Raison d'être de la fonction :

Offrir un soutien administratif et organisationnel au département CARE & QUALITY et assurer la coordination du helpdesk aux pharmacies du réseau afin de contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes du département et garantir une prise en charge qualitative du support aux officines.

Assurer la première ligne du helpdesk Care & Quality en enregistrant les demandes de support venant des officines et en les dispatchant au sein du département. (Téléphone et mail).
Assurer le suivi des demandes et leur bonne prise en charge dans les délais convenus.
Gérer les demandes de matériel officinal : suivi des achats/réparations, demande d'offres auprès des fournisseurs, commandes, suivi des réceptions et de la facturation.
Edition et mise en page de documents (Word, Power Point) , traduction FR-NL, publication (sur sharepoint/intranet), impression, envoi aux officines.
Assurer le suivi de la vérification périodique des balances en officine : inventaires des balances à vérifier, contact avec le prestataire externe, suivi de la facturation.
Etablir des statistiques sur les différents types de demandes reçues et analyser leur récurrence afin de prévoir une adaptation des communications en collaboration avec les managers concernés.
Gestion des abonnements annuels du réseau et des achats des ouvrages de référence : enquête auprès des officines, commandes et suivi auprès des fournisseurs.
Gestion des demandes d'accréditation des formations développées dans le département en collaboration avec la Multipharma Academy

Le lieu de travail

Vous travaillez dans notre siège social/hybride.

Première bonne expérience en tant qu'Assistant(e) administratif(ve)
Bilingue FR/NL ou NL/FR tant à l'oral que à l'écrit
Parfaite maîtrise des outils informatiques Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel)
Très bonnes capacités d'organisation et orienté(e) solution
Autonomie dans le travail
Proactivité
Orientation client (interne)
Esprit d'équipe
Une expérience professionnelle en tant qu'assistant Pharmaceutico-Technique en pharmacie est un plus mais pas requis.

Notre offre

Un poste stimulant et varié dans lequel vous aurez des responsabilités et contribuerez activement à la stratégie et à la croissance de Multipharma.