Assistant / Assistante d'agence et de projets

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de l'environnement, de l'industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.
Nos 8 900 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience., Artelia s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.
Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.jobdescr

__vacancyopjusttionswidget.opt-Business line / Domains__ Fonctions supports
__vacancyopjusttionswidget.opt-Jobs / Métiers__ Management de projet
__vacancyopjusttionswidget.opt-Experience Level / Niveau d'expérience __ 3-5 ans
__vacancyopjusttionswidget.opt-Location __ Bordeaux, L'agence Artelia de Bordeaux / Le Haillan réalise des missions de management de projet et d'ingénierie dans le bâtiment pour des clients dans les domaines de l'industrie, de la santé publique et privée, de l'immobilier d'entreprise (Bureaux, résidentiel, retail, hôtellerie), des équipements et ouvrages publics (Enseignement, culture et loisir, sureté, défense) et des projets résidentiels.
Vos missions seront les suivantes:
Au titre d'assistant(e) du Directeur de Région Nouvelle Aquitaine basé à Le Haillan :
Accueil Physique des visiteurs/livraisons agence
Accueil/standard téléphonique agence
Gestion des courriers Entrées/Sorties
Assistance à la gestion des véhicules de service de l'agence
Assistance à la gestion de l'entretien des locaux de l'agence
Assistance à la gestion du parc informatique de l'agence
Assistance à la gestion des fournitures de l'agence (bureau, EPI etc.)
Gestion de l'ordre du jour, du courrier et de l'agenda du Directeur,
contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant.
Programmation des visites médicales des collaborateurs,
Gestion des arrivées et départs du personnel (JML),
Organisation des événements (séminaires, rencontres avec les clients et/ou partenaires externes),
Travailler de façon collaborative avec les autres assistantes de la région,
Au titre d'assistant(e) de projets:
Assister l'ensemble des collaborateurs de l'agence dans la rédaction, la frappe et la mise en page de documents (courriers, Cahier des charges, demandes d'avenants missions, Tableau comparatif des offres sur Excel etc.)
Collecter, Organiser et réaliser le classement des documents Entrée/Sortie des différentes missions de l'agence pour le compte des collaborateurs de l'agence,
Assister les chefs de projets à réaliser les tâches administratives leur incombant (rédaction/diffusion des Compte rendus d'études/de chantier, Ordres de Service, suivi VISA, AOR, DOE, DGD, GPA etc.).
En fonction du profil et de l'appétence du candidat(e), une dimension support commercial pourra également être intégrée aux responsabilités de ce poste (support montages candidatures et offres auprès de l'équipe en charge du développement commerciale et responsables d'offres, interfaces avec les Architectes, éditions et mises à jour des outils et tableaux de bord)., Notre process de recrutement :
Mieux se connaître pour se choisir, c'est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :
Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
Entretien avec un recruteur : l'objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu'il attend de vous, le mode de fonctionnement de l'équipe, les projets.
Si c'est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d'un café ou lors d'un déjeuner

Vous avez 5 à 10 ans d'expériences, dans le domaine de la construction bâtiment (MOA, MOE, Archi, Entreprises),
La connaissance des marchés publics et privés est requise,
Connaissances spécifiques : Pack Office (Maitrise parfaite Word, Excel et Powerpoint),
Capacité à travailler en équipe et à s'intégrer rapidement au sein de l'équipe avec prise d'initiatives pour acquérir rapidement une autonomie à son poste et gagner la confiance et satisfaction de l'équipe sur site;
Capacités d'écoute & de communication, bonne gestion des priorités, un excellent relationnel, rigoureux(se), à l'aise à l'écrit et à l'oral, proactif(ve) et dynamique.