Quels sont les avantages de l’externalisation administrative

Quels sont les avantages de l'externalisation administrative ?
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Posté le 4 novembre 2024
Quels sont les avantages de l'externalisation administrative ?
L'externalisation administrative : définition, solutions, acteurs
Qu'est-ce que l'externalisation administrative ?
Quelles sont les solutions que vous pourriez envisager ?
A quel type de prestataire s'adresser pour réussir votre externalisation ?

L'externalisation administrative implique de confier à un prestataire externe, la gestion comptable, la facturation, la gestion des employés, la gestion administrative, l'accueil ou vos activités de support et office management de votre entreprise.
Cette démarche permet de confier des tâches à faible valeur ajoutée à un collectif externe ou à un gestionnaire administratif , tout en permettant à vos équipes internes de se concentrer sur leur cœur de métier et d'être plus efficaces.
L'externalisation peut concerner tout ou partie de ces tâches, offrant ainsi une solution pour alléger votre charge de travail sans recruter de personnel supplémentaire.
Les solutions d'externalisation
Il existe trois types d'externalisation administrative :
L'externalisation offshore, qui implique de recourir à des sous-traitants éloignés géographiquement exclusivement à distance
L'externalisation nearshore, qui passe par des sociétés installées dans des pays voisins ou frontaliers que ce soit à distance( le plus souvent ) ou de manière hybride
L'externalisation onshore, où l'on recourt aux services de prestataires situés dans le même pays que l'entreprise cliente et qui interviennent principalement sur le lieu de travail ou de manière hybride
Bon à savoir :
Pour mettre en place l'externalisation administrative, il est essentiel de préparer certaines étapes :

- Rédiger un cahier des charges pour spécifier vos besoins, délimiter les périmètres de la mission et expliquer la manière dont vous travaillez.
- Sélectionner rigoureusement le prestataire en tenant compte de sa réputation, sa capacité à répondre à vos exigences, et la politique de confidentialité des données.
- Formaliser dans un contrat détaillant les prestations attendues, les modalités de suivi, les délais d'exécution.
Mieux vaut prévenir que guérir.
En d'autres termes, cadrer les missions déléguées est le meilleur moyen d'éviter les malentendus et les conflits.
Les acteurs à solliciter
Pour externaliser la gestion administrative, vous avez le choix entre différents acteurs en fonction de vos besoins et de votre budget.
Vous pouvez ainsi recourir aux services de :
Cabinets d'expertise comptable en ligne ou locaux.
Start-ups et plateformes digitales spécialisées dans la dématérialisation des flux administratifs et qui vous mettent en relation de manière précise avec la personne ressource qu'il vous faut
Freelances , disponibles sur des plateformes en ligne.
Faire appel à de l'intérim pour les fonctions principalement sur poste et à durée déterminée
L'essentiel est de confier vos données sensibles à des professionnels de confiance, spécialisés dans l'externalisation administrative et familiarisés avec les particularités de votre entreprise.
Assurez-vous de leur éthique et de la rigueur de leur processus de travail pour garantir leur capacité à remplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des délais et de la confidentialité.
Avantages et inconvénients de l'externalisation
Avant de vous lancer, il faut faire la liste des « pour » et des « contre », des avantages et des inconvénients de l'externalisation administrative. Pas de panique, nous l'avons fait pour vous.
Les avantages d'externaliser son administratif
Il y en a quatre et pas des moindres.
Maîtriser des coûts à long terme
Externaliser n'est pas une dépense ; c'est un investissement.
Vous pouvez le faire être passé dans le compte de charges mais surtout, cela réduit votre masse salariale en vous évitant de recruter et de former en interne.
Se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée
Grâce à une optimisation du temps et des ressources, vous passez plus de temps à prospecter ou créer l'offre parfaite pour vos clients et développer ainsi votre activité et la qualité de vos services.
Accroître sa compétitivité
C'est l'effet ricochet de l'externalisation.
En déléguant vous profitez de l'expertise de votre prestataire et de son personnel qualifié en évitant les erreurs et oublis que vous auriez pu commettre.
Dans le même temps , vous pouvez investir le développement de vos compétences et celles de vos salariés.
Améliorer la réactivité et la gestion du temps
En externalisant, vous confiez votre administratif à des professionnels experts.
Vous gagnez du temps sur la prise en main des tâches et sur leur traitement. Vous êtes plus disponible pour vos clients.
Les inconvénients d'une externalisation
Bien que les avantages d'externaliser son administratif soient indéniables, il faut bien avoir conscience qu'il existe deux dangers à éviter.
Perte d'autonomie sur les tâches déléguées
Une fois les opérations administratives déléguées, vous n'avez plus la main mise sur l'organisation des tâches.
Vous devez faire confiance à votre sous-traitant et respecter sa façon de faire.
Après tout c'est lui l'expert.
D'où l'importance de rédiger un cahier des charges précis avant de commencer et de détailler dans le contrat d'externalisation les modalités d'exécution.
Risque de perte de confidentialité des données
Le pire qu'il puisse vous arriver est de traiter avec une entreprise malveillante.
C'est pourquoi il est impératif de vérifier auprès de ses clients la qualité de son travail, sa fiabilité et l'absence de coûts cachés quand le tarif est trop alléchant.
Il en va de votre réputation et de la protection des données de vos clients.
Le fait de confier la recherche et gestion des prestataires externes à une société ou agence spécialisée vous permettra de limiter vos risques.
Coûts de l'externalisation
Malgré les avantages indéniables, l'externalisation administrative implique des coûts associés, notamment en termes de rémunération des prestataires.
Cependant, ces investissements peuvent être rentabilisés à long terme en raison des économies réalisées sur les charges salariales, les frais de recrutement et les délais d'exécution.
Comparez les prestataires, demander des devis aux cabinets et freelances spécialisés dans l'externalisation.
Comme dans tous les secteurs, les coûts varient en fonction du degré de spécialisation du prestataire, sa situation géographique et son domaine d'expertise.
Bon à savoir : en 2023, le tarif d'assistant administratif s'élève en moyenne entre 30 € et 75 € de l'heure. Toutefois, certains freelances proposent aussi un système des forfaits.
L'externalisation administrative offre des avantages significatifs en termes de temps, de performance et de rentabilité mais le choix du prestataire est crucial pour garantir le succès de cette collaboration.
En résumé, l'externalisation administrative :
Intérêt :
Confier à un prestataire externe la gestion comptable, la facturation, la gestion des employés, et autres tâches administratives et légales.
Permettre de recentrer les équipes internes sur leur cœur de métier.
Solutions à envisager :
Différentes solutions à envisager ( voir ci-dessus)
Bon à savoir : prévoir rédaction du cahier des charges, sélection rigoureuse du prestataire, formalisation d'un contrat détaillé.
Acteurs à solliciter :
Cabinets d'expertise comptable en ligne ou locaux.
Start-ups et plateformes ou agences spécialisées.
Freelances et secrétaires indépendantes.
Avantages et Inconvénients :
Avantages
Inconvénients
Maîtrise des coûts à long terme
Focus sur les activités à forte valeur ajoutée
Accroissement de la compétitivité
Meilleure réactivité
Gestion du temps
Perte d'autonomie sur les tâches déléguées
Risque de perte de confidentialité des données
Coûts de l'externalisation administrative :
Malgré des coûts initiaux, les investissements peuvent être rentabilisés à long terme.
Les tarifs varient en fonction du degré de spécialisation du prestataire, sa situation géographique et son domaine d'expertise.
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