Publieksmedewerker bibliotheek

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. Als publieksmedewerker Bibliotheek ben je fysiek (Boekentoren) en online (mail, chat, website, catalogus, documentatieportaal, ...) het eerste aanspreekpunt over de bibliotheekdienstverlening.
In deze eerstelijnsfunctie aan de infobalie weet je wanneer, hoe en naar wie je kan doorverwijzen om het publiek en je collega's zo vlot mogelijk te helpen bij het gebruik van de bibliotheekdiensten en -collecties.
Jouw hoofdtaak ligt bij de publieke informatiebalie. Hierbij focus je sterk op informeren en ondersteunen rond digitale vragen en problemen.
Eerstelijns bibliotheekhelpdesk en -balie

• Je bent een aanspreekpunt voor alle vragen over de bibliotheekdiensten (studielandschap, groepswerkplekken, ontleningen, consultatie, leeszaal, ...)
• Je werkt aan de infobalie voor ontleningen, terugbrengen, inschrijven, ... in de Boekentoren
• Je volgt vragen op via e-mail, website, catalogus, chat, telefoon, ...
• Je zorgt voor het dispatchen van vragen, mee opvolgen van antwoorden en beheer van de bibliotheekhelpdesk
• Je helpt studenten & onderzoekers die het studielandschap, leeszaal, groepswerkplekken gebruiken op weg
• Je wijst bezoekers met vragen over het gebouw, rondleidingen, vergaderingen, ... de weg

Hiernaast kunnen ook volgende taken aan bod komen:
Bibliotheekcommunicatie en -documentatie

• Je staat in voor het pro-actief communiceren over bibliotheekdiensten, informeren over het gebruik van bibliotheektools, opstellen en actueel houden van documentatie en handleidingen, ...
• Je geeft algemene infosessies aan bibliotheekpubliek en -medewerkers, bv. over het gebruik van online collectiediensten, bibliotheekbeheersysteem, reservatiesysteem voor groepswerkplekken, ... office-toepassingen die door de bibliotheek gebruikt worden (MS Sharepoint/Teams)

Ondersteuning bij bibliotheekprocessen

• Je volgt het procesbeheer voor klantvriendelijke dienstverlening (opvolging van scanaanvragen, klaarleggen van reservaties, ...)
• Je helpt bibliotheekcollega's met vragen over het gebruik van digitale tools ter ondersteuning van de bibliotheekprocessen

Je hebt contact/werkt samen met het UGent bibliotheekpubliek en bezoekers van de Boekentoren, met Boekentorencollega's uit de teams Publiek & Innovatie, Collectie & Open Science, met UGent-collega's ICT, Faculteitsbibliotheken,...; met helpdeskmedewerkers van de softwaretoepassingen waar de Universiteitsbibliotheek mee werkten met partnerorganisaties waarmee de Universiteitsbibliotheek samenwerkt

Kennis en ervaring

• Ervaring met klantgerichte dienstverlening is een must, ervaring met publiekswerking in een bibliotheek is een meerwaarde
• Je hebt aantoonbare ervaring met mensen begeleiden en ondersteunen bij het gebruik van diverse digitale toepassingen, ervaring met bibliotheekautomatisering is een meerwaarde
• Je hebt een zeer goede kennis van officetoepassingen en/of bent bereid je verder te specialiseren in het gebruik van MS SharePoint/Teams, Word, PowerPoint, Excel, ...
• Je bent bereid je verder te specialiseren in het gebruik van de bibliotheeksystemen aan de UGent
• Je kan vlot schriftelijk en mondeling communiceren in het Nederlands en Engels, Frans is een meerwaarde

Algemene competenties

• Je bent klantgericht. In alle werkprocessen heb je de klant voor ogen en niet in de eerste plaats de handleiding of de procedure. Je detecteert informatienoden bij de bezoeker van je bibliotheek en maakt de bezoeker wegwijs. Je stelt je aan de onthaaldesk beschikbaar op voor de klant in lichaamstaal en oogcontact, non-verbaal en verbaal.
• Je bent goed in schriftelijk en mondeling communiceren. Je kan actief luisteren zodat je begrijpt wat iemand zegt. Je bent in staat feedback te geven en te ontvangen.
• Je bent oplossingsgericht. Je beschikt over het vermogen om een probleem te (h)erkennen. Je zoekt naar oplossingen en focust daarbij op de gewenste situatie en niet op het probleem. Ad hoc problemen brengen je niet van de wijs.
• Je kan goed samenwerken. Je houdt rekening met je collega's en bent aanspreekbaar. In elke context of situatie waarin samenwerking wordt verwacht ben je bereid te overleggen en samen te werken zowel met je leidinggevende, je teamleden als andere UGent-collega's of externen. Je neemt initiatief om af te stemmen met collega's. Je wisselt frequent uit jezelf proactief informatie uit. Je springt spontaan in wanneer een collega het te druk heeft.
• Je bent gericht op bijleren en verdiept je met plezier in nieuwe digitale toepassingen.
• Je bent bereid om sporadisch in de avonduren of weekends te werken.