ment D’un Employé D’administration

RECRUTEMENT
D'UN(E) EMPLOYÉ(E) D'ADMINISTRATION
au service « Population - Etat civil »
La Commune de Burdinne est une commune rurale située en Hesbaye, en Province de Liège, à mi-chemin entre Namur et Liège. Elle compte environ 3.290 habitants répartis sur les villages de Hannêche, Burdinne, Lamontzée, Oteppe et Marneffe.
Plus d'infos sur Toon websitewww.burdinne.be

L'employé(e) d'administration est amené(e) à gérer les dossiers relatifs aux matières traitées par le service
- Population - Etat civil ». Il/Elle réalise les prestations courantes liées à la demande des usagers et au
domaine d'activités.
En tant qu'employé(e) d'administration, vous serez, notamment, amené(e) à :
- Analyser les demandes des citoyens et leur situation.
- Informer les citoyens sur les documents à compléter et les démarches à suivre.
- Déterminer les procédures à respecter dans le cadre de la gestion des dossiers.
- Constituer et instruire les dossiers de manière autonome.
- Contrôler la conformité et la légalité des documents et des procédures.
- Vérifier les conditions d'application dans les différentes démarches administratives.
- Détecter et signaler les erreurs éventuelles dans les dossiers.
- Rédiger des courriers et des délibérations.
- Assurer le suivi administratif des dossiers.
- Encoder et enregistrer les données dans les bases de données et tenir les informations à jour.
- Etablir et délivrer les actes et les documents administratifs demandés.
- Utiliser les applications informatiques destinées aux différents services.
Missions du service « Population - Etat civil » (liste non exhaustive) :
- Accueil du citoyen ;
- Confection et activation des cartes d'identité belges, des KIDS ID et des titres de séjour pour étrangers ;
- Confection et délivrance des passeports ;
- Confection et délivrance des permis de conduire ;
- Gestion des dossiers « Population » : demande de domiciliation, adresse de référence, radiation d'office,
départ pour l'étranger, absence temporaire, ... ;
- Gestion des dossiers « Etat civil » et établissement des actes d'état civil : mariage, reconnaissance
prénatale et postnatale, décès, nationalité, adoption, changement de prénoms, cohabitation légale, ... ;
- Délivrance de documents administratifs (extrait de casier judiciaire, extrait et copie d'actes d'état civil,
composition de ménage, certificat de résidence, extrait du fichier central de la délinquance environnementale et du bien-être animal, attestations diverses, ...) ;
- Tenue et mise à jour des informations dans les différents registres (registre de la population, registre des
étrangers, registre d'attente, Banque de données des actes d'état civil) ;
- Enregistrement des déclarations de volonté relatives à l'euthanasie et au don d'organes ;
- Légalisation de signature et copie conforme de documents.

Disposer de notions relatives au fonctionnement d'une commune (organes décisionnels, missions,
organes de contrôle, Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, ...) et à son financement ;
- Disposer d'un excellent niveau de français (oral et écrit) et d'une orthographe parfaite.
SAVOIR FAIRE
- Travailler méthodiquement tout en accomplissant un travail de qualité ;
- Respecter les consignes, les échéances et les délais d'exécution ;
- S'assurer du respect de la règlementation en vigueur ;
- Avoir d'excellentes capacités rédactionnelles ;
- Maîtriser les logiciels informatiques usuels (Word, Excel, Outlook, Internet, ...) ;
SAVOIR ÊTRE
- Être rigoureux ;
- Avoir le sens de l'organisation, de la précision et du détail dans l'exécution des tâches ;
- Avoir un esprit d'initiative, de proactivité, et d'autonomie, tout en étant capable de travailler en équipe
ou d'apporter son aide aux collègues si la situation le justifie ;
- Faire preuve de polyvalence et s'adapter aux différentes matières traitées ;
- Être de contact facile et avoir une communication aisée ;
- Avoir le sens de l'accueil et du service ;
- Représenter l'image de la Commune en adoptant une attitude conforme aux valeurs du service public ;
- Être poli et respectueux envers les citoyens, les mandataires, les collègues et la hiérarchie ;
- Savoir gérer le stress, les éventuelles périodes plus intenses ainsi que les usagers difficiles ou agressifs
tout en restant calme, empathique et patient ;
- Être intègre et loyal ;
- Faire preuve de déontologie et agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles ;
- Veiller à la primauté de l'intérêt général sur les intérêts particuliers ;
- Faire preuve de réserve et de discrétion quant aux informations traitées ;
- Être prêt à suivre les formations que l'employeur jugerait utiles ;
- Être capable de se former rapidement aux logiciels spécifiques implantés au sein de l'administration ;
- Faire preuve de flexibilité et être disposé(e), au besoin, à prester des heures en dehors des horaires
habituels de travail (permanence).
Atouts :
- Une expérience professionnelle dans un service « Population - Etat civil » est un atout ;
- Bénéficier des conditions APE est un atout.
Conditions d'admission :
- Être belge ou citoyen de l'Union européenne ;
- Être âgé(e) de 18 au moins ;
- Jouir de ses droits civils et politiques ;
- Être titulaire d'un graduat/bachelier à orientation juridique et/ou administrative ou être titulaire d'un
CESS et d'une expérience professionnelle utile à la fonction de minimum 5 ans.