Management Assistant

Bedrijf gevestigd in Roeselare

Als Management Assistant ben jij het eerste gezicht voor onze bezoekers. Je zorgt voor een warm welkom en garandeert dat klantbezoeken soepel verlopen. Van de voorbereiding van afspraken tot het regelen van de kleinste details, jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Met een scherp oog voor orde en klantgerichtheid zorg je ervoor dat iedereen zich meteen thuis voelt, terwijl je achter de schermen de processen moeiteloos in goede banen leidt.

Jouw taken:

• Het verwelkomen van bezoekers en zorgen voor een vlotte ontvangst.


• Voorbereiden van klantbezoeken, inclusief het beheren van de showroommedia.


• De showroom, bar en vergaderzalen altijd in perfecte staat houden en klaar voor gebruik.


• Ondersteuning bieden bij evenementen en vergaderingen, zowel organisatorisch als administratief.


• Inkomende oproepen beantwoorden en vragen of klachten afhandelen via telefoon, e-mail en chat.


• De algemene mailbox en postverwerking goed in de gaten houden.


• Reserveringen regelen voor restaurants, (internationale) reizen, taxi’s, hotelovernachtingen en visumaanvragen.


• Assistentie bieden aan de sales coördinator met partnerprogramma’s en klantendata.


• Administratieve ondersteuning verlenen aan andere afdelingen.


• Zorgen dat de voorraad kantoorbenodigdheden en dranken altijd up-to-date is.

Wie zoeken we?

• Een bachelor in een administratieve richting of gelijkwaardige ervaring.


• Ervaring met MS Office en ERP- of CRM-systemen.


• Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels, kennis van Spaans en/of Duits is een plus.


• Een enthousiaste en positieve houding die het bedrijf goed vertegenwoordigt.


• Zelfstandig werken is voor jou geen probleem, maar samenwerking met collega’s is minstens zo belangrijk.


• Klantvriendelijkheid en sociaal inzicht zijn eigenschappen die jou typeren.


• Je hebt een professionele uitstraling en weet in elke situatie de juiste toon te vinden.


• Nauwkeurigheid en oog voor detail zijn voor jou vanzelfsprekend.


• Onder druk blijf je kalm en flexibel in je werkhouding.


• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en handelt altijd met de juiste zorg.