Management Assistant
Functieomschrijving
- Je verzorgt algemene secretariaatstaken waaronder agendabeheer, planning van interne en externe meetings, maken van afspraken, beheer van binnenkomende telefoongesprekken en ontvangst bezoekers.
- Je bent verantwoordelijk voor briefwisseling, het voorbereiden van rapporten en presentaties en het notuleren van vergaderingen.
- Je zorgt voor een ciënt archiefbeheer van alle juridische dossiers en je kan op een gestructureerde manier documenten klasseren en terugvinden.
Jobgerelateerde competenties:
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...);
- De activiteiten van een team coördineren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren;
- Telefonische oproepen en bezoekers filteren;
- Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren;
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren;
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern;
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...);
- Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren;
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
- Documenten archiveren en klasseren;
Profiel
- Je hebt een secretariaatsopleiding of gelijkwaardig niveau door ervaring;.
- Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt een goede beheersing van MS Office pakket (Word, Excel, Power Point);
- Enige affiniteit met juridische terminologie is een troef;
- Je bent in staat om zelfstandig te werken en het takenpakket vlot te organiseren met zin voor initiatief;
- Je bent een uitstekende planner en respecteert deadlines;.
- Je kan proactief denken en je zoekt steeds naar oplossingen;
- Je bent een teamplayer en altijd bereid om collega’s te helpen;
- Je werkt precies en nauwgezet;
- Je gaat uiterst discreet om met vertrouwelijke informatie.
Aanbod
-
Van € 2.800 tot € 3.200 per maand
- Voltijds contract;
- Een aangename, moderne en dynamische werkomgeving waar je als professionele medewerker de kans krijgt om jezelf te ontwikkelen;
- Een marktconforme verloning met een aantrekkelijk salarispakket.
van