Management Assistant (4/5de functie)
Functieomschrijving
Establis is een studiebureau met focus op stabiliteit. Stabiliteit is niet enkel een zaak van projecten en gebouwen. Het gaat om samenwerking tussen mensen. Daarom koesteren we onze medewerkers en zetten we maximaal in op coaching en opleiding. Ter versterking van onze afdeling in Roeselare zijn we op zoek naar een collega die de office-administratie kan verzorgen en ook onze projectteams administratief kan ondersteunen. WAT DOET DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER?
- Als huisbewaarder van ons kantoor te Roeselare zorg je voor een warm onthaal van onze bezoekers. Je neemt de telefoon aan en behandelt de algemene mailbox en de post. Je beheert de vergaderzalen, zorgt voor een nette keuken en maakt goede afspraken met onze externe leveranciers (fruit at work, de koffieleverancier, de poetsploeg, …). Verder plaats je allerlei bestellingen: broodjes, water, plotpapier, drukwerk enz. Je controleert binnenkomende facturen.
- Je houdt een oog op de verlofplanning en wie wanneer aanwezig is en zorgt ervoor dat de collega’s afwezigheden tijdig melden aan HR.
- Dankzij jouw tussenkomst heeft iedereen de nodige werkmiddelen.
- Naast de office-administratie ondersteun je ook onze projectteams in de verschillende fases van een project. Volgende taken kunnen tot je pakket behoren:
- Je volgt het mailverkeer op van verschillende leads of projecten
- Je laat documenten vertalen (incl. prijsaanvraag, opvolging…)
- Je hebt op elk moment een overzicht van alle lopende dossiers en volgt de administratieve kant op
- Bij de start van een project verzamel je alle informatie zodat je de nodige files kan aanvullen en documenten kan klaarzetten
- Tijdens de uitvoering van het project bewaak je dat alles gedocumenteerd wordt zoals afgesproken
- Je zorgt voor facturatie van prestaties op aangeven van de projectleiders en volgt de te ontvangen bestelbons op
- Je ondersteunt de projectteams via het plotten van plannen, administratieve taken, opmaken en/of beheren van verslagen van meetings, inscannen van rekennota’s…
- Je helpt bij de archivering van dossiers
- In deze functie ben je de huisbewaarder van ons kantoor te Roeselare en ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige administratieve begeleiding van een aantal projecten.
Profiel
WIE BEN JIJ?
- Je houdt ervan om verschillende administratieve en organisatorische bordjes in de lucht te houden en je hebt al bewezen dat je hier goed in bent.
- Je hebt specifiek ervaring met het afhandelen van projectadministratie en aanbestedingsdossiers en je hebt affiniteit met de bouwsector.
- Je kijkt uit naar een deeltijdse job waarbij je wekelijks minstens drie dagen aanwezig kan zijn in ons kantoor te Roeselare.
- Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en Frans.
- Mensen omschrijven je als vriendelijk en flexibel en je bent graag het aanspreekpunt voor allerlei praktische zaken.
Aanbod
WAT HEBBEN WIJ JOU TE BIEDEN?
- Een open, stimulerende omgeving, met grote aandacht voor kwaliteit, teambuilding en work-life balance
- Alle nodige tools en opleidingen om succesvol te zijn in je job
- Een respectvolle en gemoedelijke sfeer
- Een aantrekkelijk salarispakket in lijn met je ervaring, inclusief maaltijdcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering
- Een deeltijds contract van onbepaalde duur
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende