Administratief Medewerker Projectondersteuning (m/v/x) – Comfort Home HVAC (Tielt)
Functieomschrijving
Ben jij een administratieve duizendpoot met een hart voor planning en organisatie? Hou je van structuur en werk je graag ondersteunend binnen een technisch bedrijf? Dan is deze functie bij Comfort Home HVAC in Tielt iets voor jou! Over Comfort Home HVAC Comfort Home HVAC is al sinds 2008 een gevestigde waarde in de wereld van ventilatie, schouwrenovatie en airconditioning. Wij leveren kwalitatieve en duurzame klimaatoplossingen aan architecten, syndici, aannemers en bouwpromotoren. Ons team bestaat uit gedreven professionals die staan voor heldere communicatie, nauwkeurige opvolging en een oplossingsgerichte aanpak. Om onze projectleiders administratief te ondersteunen, zoeken we een Administratief Medewerker Projectondersteuning die de spil vormt tussen onze technische teams, leveranciers en klanten. Jouw taken en verantwoordelijkheden Als Administratief Medewerker Projectondersteuning zorg je ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan de projectleiders en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen focussen op de technische kant van de projecten. Je takenpakket omvat onder andere: · Bestellingen plaatsen en opvolgen bij leveranciers, zodat materialen tijdig geleverd worden. · Check in at Work registreren en opvolgen voor onze medewerkers op werven. · Controle en bijsturen ticking uurregistratie in Geodynamics · Opmaak en opvolging van de planning van projecten, techniekers en materialen. · Aansturen van de magazijnier en coördineren van materiaalstromen. · Opvolgen van leveringen en communiceren met leveranciers indien er vertragingen of fouten zijn. · Opvolgen van administratie rond verslaggeving en keuringen voor HVAC-installaties. · Beheer van contracten en documenten, zoals leveranciersafspraken en technische fiches. · Ondersteunen van de projectleiders bij administratieve taken, zoals facturatievoorbereiding en rapportages. · Eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers bij administratieve vragen. · Voorraadbeheer van materialen en plaatsen van tijdige bestellingen om projectonderbrekingen te vermijden. · Beheer van onze Fleet: laadkaarten, verzekeringen, schadegevallen. · Administratie rond schadegevallen. · Inkomende telefoons beantwoorden en doorsturen naar de juiste contactpersoon. · Administratie en organisatie van opleidingen.
Profiel
· Je hebt een administratieve achtergrond en kan vlot overweg met computers en softwarepakketten. · Je hebt affiniteit met de bouw- of HVAC-sector en begrijpt de basisprocessen van een technisch bedrijf. · Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en proactief. · Je bent communicatief sterk en kan vlot schakelen tussen verschillende partijen. · Je kan prioriteiten stellen en weet hoe je verschillende taken efficiënt plant. · Ervaring met Check in at Work, planningstools of ERP-systemen is een pluspunt. · Je hebt een lange termijnplan voor ogen. · Nederlands niveau C1.
Aanbod
· Een gevarieerde, voltijdse job met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. · Een competitief salaris in lijn met je ervaring en competenties. · Een job bij een stabiele en groeiende KMO in een filevrije regio (Tielt). · Opleidingsmogelijkheden om je kennis verder uit te breiden. · Een hecht team waarin samenwerking en communicatie centraal staan. · Leuke bedrijfscultuur met respect voor een gezonde werk-privébalans.