Vacature Faculteitssecretaris in Elsene

Faculteitssecretaris

Functieomschrijving

Als faculteitssecretaris sta je in voor de administratieve leiding en organisatie van de faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie, dit onder de verantwoordelijkheid van de decaan en in overleg met de facultaire beleidsorganen.Een greep uit jouw takenpakket:

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie, planning en werking van het faculteitssecretariaat;
Daarnaast geef je dagelijkse leiding aan de 7 medewerkers (profielen administratief medewerker, administratief deskundige, beleidsmedewerker) van het faculteitssecretariaat;
Je ondersteunt de Decaan en de beleidsorganen van de faculteit op beleidsmatig en administratief vlak en je bent verantwoordelijk voor de communicatiedoorstroming tussen het faculteitssecretariaat en de bevoegde organen;
je informeert en overlegt met de Decaan, met wie je een 'tandem' vormt.
Je woont facultaire en universitaire vergaderingen bij, rapporteert hierover en staat mede in voor de uitwerking en uitvoering van beslissingen;
Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor collega's uit administratieve diensten van de VUB en academisch personeel van de faculteit.
Je adviseert en ondersteunt belanghebbenden en betrokken binnen de faculteit over beleidsvragen en - thema's op het gebied van reglementen, compliance en procedures;
Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van personeelszaken (zowel academisch personeel als administratief-technisch personeel) en voor onderwijs- en studentenadministratie;
Je staat mee in voor het opstellen en tijdig uitvoeren van het facultair beleid(splan) en de actiepunten uit facultaire bestuursorganen.
Tot slot sta je in voor de financiële opvolging van de werking van het faculteitssecretariaat en het decanaat.

Je gaat flexibel om met onverwachte problemen en wisselende arbeidsomstandigheden.Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

Profiel

Wat verwachten wij van jou?

Je hebt een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring;
Je hebt werkervaring in een administratief sturende functie;
Je bent in staat om vanuit een vernieuwende visie veranderingen te initiëren, vorm te geven en te begeleiden, met oog voor processen, organisatie en communicatie, om zo duurzame resultaten te behalen;
Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands;
Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS Office) zijn excellent;
Je bent een echte people manager: je bent in staat een team te motiveren, aan te sturen en te evalueren; je kan zeer goed leidinggeven aan medewerkers. Tegelijk ben je luistervaardig en dienstbaar t.a.v. studenten en personeel;
Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie; je bent in staat om tijdig problemen te detecteren en een efficiënte oplossing voor te stellen; je bent besluitvaardig en doordacht handelend; je kan vlot 'brandjes blussen';
Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden (qua werkplek, takenpakket en organisatiestructuur);
Je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of bij een tegenslag;
Met je pragmatische ingesteldheid zoek je actief mee naar oplossingen en doe je voorstellen tot optimalisering van de werking;
Je hebt strategisch inzicht ihkv langetermijnplanning en change management;
Tot slot stellen je diplomatieke vaardigheden en je kennis van de universiteitsstructuren (op korte termijn te verwerven) je in staat om de vitale schakel te zijn tussen centrale administratie, facultaire structuren, personeel en studenten.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Aanbod

Word jij onze nieuwe collega??Dan bieden we je een?voltijds contract van onbepaalde duur?aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan?graad 7, 8 of 9.Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;?
Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in?allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;?
De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?Spreekt deze job je aan?
Stel je dan kandidaat vóór 09/01/2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:Stap 1: CV-screening door een van onze recruitersStap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland tussen 16/01/2025 en 07/02/2025.Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 10/02/2025 en gaat online door?(timing onder voorbehoud van wijzigingen). Contacteer ons! Vragen over de job zelf?Contacteer prof. Evert Zinzen via Toon emailadres over de selectieprocedure en/of het aanbod? Contacteer Natasja Amys via Toon emailadres of Toon nummer. Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?Ga dan naar?jobs.vub.be? en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

Anderen bekeken ook

Functietype:

Administratie

Standplaats

Elsene

Vereisten

Nederlands, Engels

Meer jobs

Alle Administratie vacatures

Bron:

VDAB

Sluit

van

Financial assistant

Financieel Administratief Verantwoordelijke

Ervaren boekhoudkundig assistent (m/v/x)

Backoffice medewerker

Financial Assistant

Employé(e) Back Office

Freelance Finance Project Manager

Collector Front End

Back office Administratief Bediende - Ukkel - NL-FR

Collector Front End

Back office medewerker

Collection Front-end Officer

Administratief Assistent - Vakbond

Collection Officer

Administratief bediende dienst financiën

Jobs op maat via mail

Collection Officer

Back Office Assistant - voedingssector - Anderlecht

Dossierbeheerder

Financieel Assistent

Backoffice Medewerker Orders - regio Anderlecht - Voltijds of 4/5e mogelijk!

Administratief Assistent

Collection Officer Autosector

Backoffice Medewerker

Administratief Assistent - Vakbond

Dossierbeheeder

Backoffice Officer

Back Office (job étudiant)

Facility Coordinator

Gestionnaire Recouvrement Patrimoine A4922i

Project Management Officer - PMO

Faculteitssecretaris

Faculteitssecretaris

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod

Jobs op maat via mail

De job werd bewaard

Faculteitssecretaris

Faculteitssecretaris

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod