Deeltijds Receptionist(e) (33,4u) in Zaventem - vrij op woensdagnamiddag - opstart eind november

Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 400 medewerkers werken in vast dienstverband en zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren. Voor onze klant in Zaventem, een bedrijf gespecialiseerd in medische beeldvormingssystemen en chirurgische apparaten, zijn we op zoek naar een nieuwe collega die verantwoordelijk is voor het onthaal. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en leveranciers en zorg je voor een warm welkom en een professionele ontvangst. In deze moderne en inspirerende werkomgeving ben je als receptionist(e) verantwoordelijk voor volgende taken:

• Je beantwoordt inkomende telefoongesprekken en verbindt door naar de juiste persoon of afdeling.
• Je verwelkomt en registreert 40 à 75 bezoekers per dag en meldt hen aan bij de betreffende medewerkers.
• Je verzorgt aangetekende en reguliere zendingen en ontvangt en verdeelt inkomende pakketten.
• Je reserveert vergaderruimtes volgens de behoeften van het team.
• Je plaatst lunchbestellingen voor trainingssessies (trainingen starten om 9 uur en duren een hele week).
• Je bereidt de trainingsruimtes voor (één keer per week): waterkannen vullen, schrijfmateriaal en voldoende glazen klaarzetten, …
• Je zorgt voor koffie, thee, snacks, etc. tijdens de koffiepauzes.
• Je schikt de tafels in de keuken zo dat er één tafel per training is met voldoende stoelen voor het aantal trainees.
• Je houdt de keuken netjes en opgeruimd.
• Je beheert de voorraad en bestellingen van kantoormateriaal, snacks en dranken, geschenken voor speciale gelegenheden zoals Pasen en Sinterklaas, ...
• Je regelt het onderhoud en bestellingen voor de Nespresso-apparaten.
• Je stuurt de housekeeper aan.
• Je maakt leveranciersprofielen voor kantoormateriaal aan.
• Je creëert inkooporders (PO's) voor benodigde items.

Je werkt 33,4u per week: op dinsdag, donderdag en vrijdag van 10u tot 18 en op maandag en woensdag van 8u tot 13u.

De ideale kandidaat voor deze functie beschikt over volgend profiel:

• Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands en bent heel vlot in het Engels (de voertaal is Engels aangezien de trainees van over de hele wereld komen). Je kennis van het Frans is gemiddeld.
• Je bent iemand die werk ziet en zoekt zonder dat het gevraagd wordt.
• Je bent niet bang om nieuwe ideeën voor te stellen en actie te ondernemen.
• Je kan comfortabel om met veranderingen en bent in staat om je aan te passen aan nieuwe situaties.
• Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden om meerdere taken efficiënt te beheren.
• Je bent in staat om problemen snel en effectief op te lossen.
• Je maakt makkelijk verbinding met anderen en creëert een positieve sfeer.
• Je kan vlot administratieve taken uitvoeren en bent goed bekend met courante MS Office-toepassingen.
• Je kan zowel zelfstandig werken als effectief samenwerken met anderen.
• Je bent gericht op het bieden van een uitstekende service aan bezoekers en medewerkers.
• Je gaat discreet en op een professionele manier om met vertrouwelijke informatie.
• Je kan meerdere taken tegelijk beheren en prioriteiten stellen.