Hoofddoel van de functie - Als administratief medewerker zal je een veelheid aan verschillende administratieve taken verzorgen ter ondersteuning van een vaste dienst of persoon.
- Je kan ook organisatiebreed ingezet worden om de administratie te verzorgen daar waar de noden op dat moment hoog zijn.
UITVOERENDE TAKEN - Verzorgen van allerhande administratieve taken ter ondersteuning van het afdelingshoofd financiën, de adjunct financieel directeur en de financieel directeur.
- Verzorgen van administratieve taken omtrent beslissingen die genomen worden op diverse beleidsniveau’s (bijvoorbeeld gemeenteraad, schepencollege, raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau, … ) : Voorbereiding / verwerking / afhandeling : opmaken van ontwerpbeslissingen, briefwisseling interne en externe klanten, nota’s, administratie naar voogdij-overheid, besluitenlijsten, uittreksels enzoverder.
- Verzorgen van administratieve taken eigen aan de dienst : Boekingen uitgaande facturatie van alle diensten, boekingen inkomende facturatie, boekhoudkundige controle van in- en uitgaande facturatie betreffende de juistheid van gegevens, opmaken en opvolgen van de bestelbonnen, bijhouden van diverse gegevensbestanden, voorbereiding van diverse briefwisseling, opvolgen van crediteurs en debiteurs, opmaken en verwerken van belastingskohieren, … .
- Burgers correct informeren (loketfunctie, telefonisch, schriftelijk).
- Archivering.
- Volgen van bijscholingen.
Voormelde taken zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen het bestuur Kalmthout. Verdere informatie kan je terugvinden in de bijgevoegde brochure.
- Grondige administratieve vakkennis- en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie.
- Grondige kennis van Word, Excel en Outlook.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Taalvaardig (mondeling en schriftelijk) bij het verder helpen en/of doorverwijzen van interne en externe klanten.
- Beschikken over algemene kennis van een lokaal bestuur.
- Flexibiliteit inzake werkuren (permanentie en openingsuren);
- Brede kijk op mens en maatschappij;
- Stressbestendig.
- Zorgvuldig.
- Integer.
Meer informatie over de competenties vind je terug in het bijgevoegd formulier.