Client Administration Officer
Functieomschrijving
Uitgebreide administratieve ondersteuning bieden aan Client Relationship Managers (ook Senior Financial Advisor of Private Wealth Manager genoemd). De tijd van de CRM optimaal benutten en TreeTop-cliënten succesvol bijstaan, dit in samenwerking/coördinatie met de andere CAO's en ondersteunend personeel. De lijst met de hieronder vermelde taken en verantwoordelijkheden is niet volledig en de ondersteuning kan evolueren naar twee of drie Client Relationship Managers. Essentiële taken en verantwoordelijkheden: Administratieve en secretariële verantwoordelijkheden · Agendabeheer rekening houdend met zakelijke prioriteiten om alternatieven te bieden, afwegingen te maken en het meest efficiënte gebruik van de tijd van CRM te overwegen. · Beheren en screenen van alle telefonische oproepen , post en e-mail, · Ontwikkelen van werkrelaties met klanten, andere CRM's en andere leden van TreeTop personeel. · Verwelkomen van bezoekers · Het coördineren van zaalreserveringen en de logistieke opvolging hiervan · Onderhouden van actieve communicatie om een adequaat serviceniveau te garanderen · Organiseren en onderhouden van archiefsysteem · Afhandelen van inkomende en uitgaande post en e-mails · PowerPoint-presentaties voorbereiden · Beheren van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken, bijwerken, strikte nalevingvan de interne autorisatieprocedures Backoffice verantwoordelijkheden · Openen van bankrekeningen in coördinatie met de Compliance Officer · Invoeren en opvolgen van financiële orders en investeringen (in de TreeTop fondsen), afhandelen van alle administratieve taken · Voorbereiden van dashboards, rapporten, studies
Profiel
· Idealiter : secretariaatsdiploma of gelijkgesteld met minstens vijf jaar secretariaatservaring (deels in een professionele dienstverleningsfirma bij voorkeur) · Uitstekende kennis van het Nederlands en goede kennis van het Frans en Engels (geschreven en gesproken) · Superieure administratieve vaardigheden · Affiniteit hebben met cijfers · Superieure communicatieve vaardigheden, zowel informeel binnen het kantoor als met klanten. Goed kunnen omgaan met ambiguïteit · In staat zijn om zowel de context als de details te begrijpen in probleemoplossende situaties · Sterk in organisatie en timemanagement · Prioriteit stellen met lange- en korte termijn reactievereisten · Uitgebreid gebruik van Windows en software die bij TreeTop wordt gebruikt (Outlook, Power Point, Word en Excel en CRM Microsoft Dynamics) · Oog voor detail en zin voor nauwkeurigheid · Vermogen om bij te dragen en samen te werken in een sterke teamomgeving · Competente en professionele houding jegens klanten en collega's · Servicegericht en proactief, zelf startende houding · Zelfstandige en gestructureerde werkhouding; prioriteiten kunnen stellen en de werklast coördineren, in staat zijn om deadlines te respecteren · Vermogen om onder occasionele stress te werken · Flexibiliteit en reactievermogen, volwassen houding, absolute betrouwbaarheid · Toewijding en motivatie · Correct omgaan met vertrouwelijke informatie · Een actief lid zijn van de TreeTop-gemeenschap, een positieve invloed hebben op anderen bij TreeTop. · TreeTop vertegenwoordigen bij klanten en andere externe partijen volgens de hoogst mogelijke normen
Aanbod
Wij zoeken twee profielen één nederlandstalig (kan full of part time) met goede kennis van het frans en één franstalig met goede kennis van het nederlands