Beleidsondersteuner interne zaken

Welzijnsvereniging KINA p.v. is een OCMW-vereniging van 26 OCMW's in het arrondissement Antwerpen. Als samenwerkingsverband helpen wij onze leden-OCMW bij het zoeken naar oplossingen voor problemen die een grensoverschrijdende aanpak vergen. Dynamisch en flexibel bieden wij ondersteuning telkens wanneer het OCMW geconfronteerd wordt met nieuwe uitdagingen, capaciteitsproblemen of een tekort aan expertise. Deze dynamiek heeft de afgelopen jaren gezorgd voor een mooie groei van onze organisatie. En, om dat te kunnen realiseren, investeren wij in mensen die dagelijks het beste van zichzelf geven. Wil jij ook meewerken aan deze ambitieuze uitdaging? Wij zijn op zoek naar een beleidsondersteuner interne zaken die met groot enthousiasme onze organisatie wil versterken. Een uitdagende en veelzijdige functie, waarbij je in het verlengde van de directeur interne zaken, werkt aan een efficiënte interne organisatie. Heb je een warm hart voor de sociale sector? Hou jij van een dynamische omgeving en schrik je niet terug voor een uitdaging? Draag je kwaliteit hoog in het vaandel en heb je een oplossingsgerichte houding? Dan zijn we misschien wel op zoek naar jou! Wie weet beschik jij over het juiste KINA-DNA! Als beleidsondersteuner interne zaken werk je in het verlengde van de directeur interne zaken en het ruimere managementteam, en is er een nauwe samenwerking met de verschillende collega’s binnen de dienst interne zaken. Je werkt mee aan een efficiënte interne organisatie, ontwikkelt hiervoor de nodige expertise binnen uiteenlopende domeinen, en draagt bij aan de verdere ontwikkeling van onze dynamische organisatie.Je neemt onder andere volgende taken op: Je werkt mee aan een efficiënte interne organisatie:

• permanente opvolging van nieuwe regelgeving
• beleidsvoorbereidend werk
• ondersteuning bij de uitwerking van acties uit het organisatiebeheersingsplan
• voorbereiding, organisatie en verslaggeving van diverse vergaderingen
• uitwerken, uitschrijven, implementeren en opvolgen van verschillende procedures en processen
• administratief ondersteunend werk
• coördinatie en opmaak van jaarverslagen van de werking van onze organisatie
• uitvoeren van interne en externe tevredenheidsonderzoeken
• kwaliteitsbewaking

Je coördineert het aankoopbeleid:

• permanente opvolging van nieuwe regelgeving
• coördinatie en opvolging van de aankoop van producten en diensten
• bewaken van efficiëntie – oplossingsgerichte houding
• contactpersoon voor leveranciers
• opvolging van contractbeheer
• oog voor maatschappelijk verantwoord ondernemen

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van verzekeringspolissen en -dossiers:

• permanente opvolging van nieuwe regelgeving
• coördinatie en opvolging van verzekeringspolissen
• coördinatie en opvolging van verzekeringsdossier

Je zet in op een actieve samenwerking:

• samenwerking met de gehele dienst interne zaken
• streven naar efficiëntie en effectiviteit in de organisatie en het stimuleren van de goede samenwerking tussen de diensten onderling

Er kunnen steeds bepaalde taken en verantwoordelijkheden worden toegewezen indien de werking van KINA dit vereist, zoals het opnemen van uitvoerende taken bij ziekte van een personeelslid of op vraag (ook buiten de normale werkuren) van de directeur indien dit noodzakelijk geacht wordt voor de effectieve werking van KINA.

Algemeen:

• Je beschikt over een bachelordiploma.
• Je beschikt over een rijbewijs B en eigen vervoer.
• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
• Je hebt een grondige kennis van informaticatoepassingen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, mail, webapplicaties).
• Kennis van regelgeving voor lokale besturen is een pluspunt.

Jobgerelateerde competenties:

• Je staat stevig in je schoenen, kunt anticiperen op onverwachte en moeilijke situaties en kunt omgaan met complexe dossiers.
• Je bent flexibel en kan je aanpassen aan de noden binnen de organisatie.
• Je bent communicatief sterk en kan op een positieve manier onderhandelen, modereren en motiveren.
• Je werkt proactief, hebt analytische vaardigheden en beschikt over een probleemoplossend vermogen.
• Je bent administratief onderlegd en in staat procedures en processen uit te schrijven en helder te rapporteren.
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, waarbij de regels, afspraken en structuur worden vastgehouden.
• Je schrikt niet terug van een uitdaging.

Persoonsgebonden competenties:

• Je bent loyaal.
• Je hebt een sterke verantwoordelijkheidszin en kan dit ook uitstralen naar collega’s.
• Je bent flexibel inzetbaar en kan omgaan met stress.
• Je bent discreet en diplomatisch.
• Je streeft naar kwaliteit en resultaatgerichtheid.