Assistant.e Administratif.ve

La possibilité de télétravailler jusqu'à 3 jours par semaine, avec l'indemnité correspondante, après une période d'écolage.
Un milieu professionnel qui partage des valeurs d'engagement, de bienveillance, de diversité et de coopération.
Un travail qui a du sens dans une équipe engagée !

VENEZ RELEVER UN CHALLENGE HUMAIN AU SEIN DU PLUS GRAND RESEAU HUMANITAIRE MONDIAL !

Le Département International de la Croix-Rouge de Belgique a pour mission de contribuer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue d'améliorer la résilience et les conditions d'existence des personnes vulnérables et de leurs communautés. A cette fin, nous soutenons le développement et l'action des partenaires Croix- Rouge à l'étranger. En Belgique, nous faisons du plaidoyer en faveur du respect du Droit International Humanitaire et menons des activités de rétablissement des liens familiaux.

Contribuer à la mobilisation des ressources en garantissant la qualité et la conformité administrative des documents à destination des bailleurs de fonds

Relecture de tout document remis aux bailleurs de fonds (propositions, rapports, demandes d'avenant, autre correspondance) : contrôle et rédaction des aspects administratifs des documents, correction du français, mise en page, impression, mise à signature des documents au besoin
Coordination de la remise des documents aux bailleurs de fonds : tenue de l'échéancier de l'unité, rappel des échéances aux autres membres de l'unité et du service financier

Contribuer à la capitalisation et à la mémoire du Service Actions Internationales (SAI)

Assurer l'archivage papier et informatiques des documents pertinents en lien avec les projets, les partenaires et les bailleurs
Tenue et mise à jour régulière des documents de capitalisation de l'unité (historique des projets, tableau de suivi des projets)
Tenue et mise à jour des coordonnées des missions
En lien avec le service Administration et Finance, tenue et mise à jour du dashboard sur les contrats de financement
Répondre aux demandes de mapping du Mouvement Croix-Rouge et du Croissant Rouge

Gestion des aspects administratifs et logistiques des activités et des évènements du Département International

Relecture des Conventions de Partenariat, mise en signature et suivi
Organisation de briefing/débriefing des délégués Croix-Rouge de Belgique
Gestion des aspects administratifs des appels d'offres gérés par l'unité (archivage des offres, réponse aux soumissionnaires, PV du comité de sélection, mise en paiement, etc.)
En lien avec l'assistante administrative du département, appui à l'organisation des événements du Service Actions Internationales et/ou du Département au niveau logistique

Contribuer à la fluidité organisationnelle et à circulation d'informations au sein du SAI et entre le SAI et les autres services et départements de la Croix-Rouge de Belgique

En coordination avec le chargé de communication du département, participer aux activités d'information et de communication internes/externe (par exemple : fournir les informations nécessaires et participer à la rédaction des articles et explication pour les instruments de communication, tenue de stand à lors d'événements internes et/ou externes)
Gestion de la boîte mail de l'unité
Prise de note, rédaction de rapport, si nécessaire, lors de réunions
En lien avec le Service Administration et Finance, faire le suivi des paiements et transferts de fonds

Idéalement, vous disposez d'une formation administrative
Vous disposez de deux ans d'expérience minimum dans une fonction similaire (stage compris)
Vous avez un intérêt prononcé pour le secteur de l'aide humanitaire et/ou la coopération au développement
Vous avez une parfaite maîtrise écrite et orale du français et une bonne connaissance de l'anglais. La connaissance du néerlandais est un atout
Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu'organisationnelles
Vous maitrisez la Suite Office (Word, Excel, Power Point...)
Vous êtes dynamique et êtes capable de prendre des initiatives