Administratief medewerker
Functieomschrijving
Als administratief medewerker bied je ondersteuning bij de organisatie van de opleidingen Fire Safety Engineering (reguliere master, internationale master en postgraduaat). Je staat in voor een gevarieerd takenpakket ter ondersteuning van de opleidingscoördinator:
- Je controleert de informatie en documenten van studenten, en alle noodzakelijke informatie wordt verzameld, bijgehouden en geüpdatet in verschillende databases/lijsten
- Je fungeert als centraal aanspreekpunt tijdens de applicatie, selectie, inschrijving en registratie van toekomstige en huidige studenten
- Je ondersteunt de opleidingscoördinator bij het verwerken van e-mails van stakeholders (vnl. (toekomstige) studenten, consortium partners en lesgevers, maar ook alumni, collega's, bedrijven en andere externen)
- Je stelt de nodige documenten op, drukt deze af, laat ze tekenen, voorziet een stempel, scant ze in en stuurt ze op
- Tijdens drukkere periodes bied je hulp bij allerlei uitvoerende administratieve taken
- Je biedt hulp bij het beheer van de verschillende social mediakanalen en de website en bij het ontwerpen van promomateriaal met als doel de opleidingen in binnen- en buitenland te promoten
- Occasioneel bied je ondersteuning bij
- het schrijven van verslagen, rapporten en handleidingen (Management Board vergaderingen, Europese Commissie rapporten, evaluaties, visitaties, Practical Guide, ...)
- de organisatie van (online) events (graduation day, FSE day, Virtual Tour, …).
- de postverwerking
- het opstarten, opvolgen en verwerken van enquêtes (studenten, Europese Commissie, …)
- het opstellen van examenroosters, het boeken van lokalen en het superviseren van examens
- de organisatie van de alumniwerking nieuw leven inblazen
- de financiële administratie in SAP (bestellingen, facturen, onkostennota's verwerken)
Profiel
- Je volgde bij voorkeur een opleiding in de richting administratie, communicatie, marketing of talen
- Je bent net afgestudeerd of je hebt een eerste werkervaring achter de rug in een administratief ondersteunende functie
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels (geschreven en gesproken)
- Kennis van andere talen is een pluspunt
- Je hebt kennis van Microsoft Office (zeker Word, Excel, PowerPoint)
- Kennis van SAP is niet noodzakelijk, maar wel een pluspunt
- Kennis van sociale media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn), websitebeheer en het ontwerpen van flyers/posters in een design programma zijn pluspunten
- Je bent nauwgezet
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden
- Je beschikt over vlotte communicatieve vaardigheden
- Je bent klantgericht
- Je kan goed samenwerken, maar kan ook zelfstandig iets opvolgen
- Je werkt gestructureerd en planmatig
- Je bent sociaalvaardig
- Je hebt zin voor initiatief
- Je bent leergierig en flexibel ingesteld
Aanbod
- een boeiende job bij een stabiele en maatschappelijk relevante werkgever
- een aantrekkelijk en transparant salaris
- een maandelijkse nettovergoeding
- ecocheques
- vakantiegeld en eindejaarstoelage
- een aanvullend pensioenplan (voor contractuele medewerkers) of overheidspensioen (voor statutaire medewerkers)
- een hospitalisatieverzekering (met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten)
- 36 dagen vakantieverlof (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week) aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- een ruim vormings- en opleidingsaanbod
- ...
van