Administratief medewerker (opvoeder): leerlingenadministratie

Het Vrij Technisch Instituut Aalst is op zoek naar een sterke administratieve duizendpoot die instaat voor de administratieve opvolging van leerlingen (aanwezigheden, afwezigheden, ziekte-attesten, signaleren van spijbelproblematiek, ouders opbellen bij afwezigheden en reden achterhalen, ... ) en dit alles registeren op Smartschool.

• Naast je administratie spring je bij aan het onthaal van de school, kan je ingezet worden in de studiezaal, …..
• Administratie en documentenbeheer uitvoeren.
• Het onthaal en het toezicht houden op de leerlingen tijdens pauzes.
• Toezicht houden op de stiptheid en de aanwezigheid van de leerlingen tijdens de lessen.
• De afwezigheidsbriefjes controleren.
• De ouders informeren.
• Helpen bij de praktische organisatie van de school.
• Verslagen van activiteiten (klassenraad, disciplineraad, ...), dossiers, projecten, financieringsaanvragen, ... opstellen.
• Administratieve documenten en correspondentie van de leerlingen opvolgen en invullen.

Profiel

• Duidelijke affiniteit met ICT en digitalisering.
• Je bent analytisch, communicatief en resultaatsgericht.
• Je werkt administratief zeer nauwkeurig.
• Teamspirit: Je kan als lid van een team functioneren. Je bent bereid kennis en ervaring te delen en op een gepaste manier door te geven.
• Efficiëntie en organisatietalent: je bent in staat je taken op een efficiënte en doeltreffende manier te plannen, uit te voeren en op te volgen en te prioretiseren.
• Stressbestendigheid: je blijft goed presteren, ook onder tijdsdruk, of bij complicaties of tegenslag.
• Flexibiliteit: je staat open voor andere meningen en functioneert goed onder veranderende omstandigheden. Je kan je aanpassen aan (snel) wisselende taakinhouden.
• Communicatief: je communiceert efficiënt en diplomatisch met interne en externe betrokkenen, zowel mondeling als schriftelijk en dit in het Nederlands.
• Dienstvaardigheid: je denkt oplossingsgericht en helpt bij praktische vragen en problemen.
• Discretie: je gaat op gepaste wijze om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie over de leerling, zijn ouders, collega’s, directie en de school.
• Voeling met, en een hart voor het onderwijs, strekken tot aanbeveling.

Volgende vaardigheden zijn hierdoor een plus:

• kennis Microsoft 365, Excell, Smartschool.