De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.Als all round administratief medewerker, met huidige focus op de opleiding Geneeskunde, sta je in voor uiteenlopende administratieve zaken.De functie-invulling is dynamisch zodat we samen een accuraat antwoord kunnen bieden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen het onderwijs. Het takenpakket kan dus evolueren in functie van noden en omvat algemeen uit twee grote delen:
- Administratieve ondersteuning van het mentorsysteem binnen de leerlijn professioneel gedrag binnen de opleiding Geneeskunde
- Administratieve ondersteuning van de verschillende stakeholders binnen de opleiding Geneeskunde, waaronder de opleidingscommissie, de stagecommissie, de werkgroep internationalisering, de werkgroep masterproeven, …
In functie van noden kan je ook ingezet worden voor administratieve ondersteuning van andere opleidingen.
Kerntaken: - Administratieve ondersteuning van het mentorsysteem binnen de leerlijn professioneel gedrag. Context: De opleiding Geneeskunde wil artsen afleveren die in staat zijn op een professionele manier mee te draaien in de patiëntenzorg. Professioneel gedrag (PG) heeft betrekking op gedragsaspecten die observeerbaar waarbij de opleiding belang hecht aan het omgaan met taken/werk, omgaan met jezelf, omgaan met anderen en omgaan met de instelling/het systeem. PG is geen vak op zich maar een transversale lijn verweven doorheen de 6 jarige opleiding. Het houdt bijvoorbeeld in dat er goed wordt samengewerkt in kleine groepen, dat er kritisch wordt gereflecteerd op praktijkervaringen, dat elke student een portfolio bijhoudt, een mentor toegewezen krijgt en dat er mentorsessies georganiseerd worden. Vanuit deze functie neem je onder meer volgende taken op in het kader van dit mentorsysteem (meer dan 250 mentoren voor meer dan 2400 studenten):
- De indeling van studenten per opleidingsjaar en toewijs van mentoren en studentverantwoordelijken
- Inplanning van de mentortrainingen
- Communicatie met mentoren
- Communicatie met studenten via het UGent leerplatform
- Up to date houden van draaiboeken voor studenten en mentoren
- Ondersteuning van de verschillende stakeholders binnen de opleiding Geneeskunde, waaronder de opleidingscommissie, de stagecommissie, de werkgroep internationalisering, de werkgroep masterproeven, … Context: De opleiding Geneeskunde is organisatorisch een complexe opleiding waarbij onder meer de toename van het aantal studenten uitdagingen biedt. Doorheen de opleiding zijn er verschillende processen en momenten die administratieve ondersteuning vragen. Aspecten die hierbij aan bod kunnen komen zijn:
- Ondersteuning van de organisatie en coördinatie van het proces van de masterproeven
- Ondersteuning van organisatorische taken, zoals stages, lessen en examens
- Ondersteuning van de organisatie van het geïntegreerd klinisch eindexamen
- Ondersteuning van een vlotte en gerichte communicatie naar alle stakeholders in de opleiding omtrent onderwijs- en examenaangelegenheden
- Occasionele taken
- Je werkt taakoverschrijdend samen met andere ATP-leden van de Facultaire Dienst Onderwijs en het decanaat en fungeert als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van de workload en piekmomenten en wijzigende noden in de loop van de tijd.
Kennis en ervaring
- Administratieve ervaring in de context van het hoger onderwijs is een meerwaarde
- Je hebt kennis van courante softwaretoepassingen (MS Office)
- Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen
Vaardigheden en attitudes
- Je beschikt over goede sociale vaardigheden en kan enthousiasmeren waarbij je een dienstverlenende houding aanneemt ten overstaan van studenten, lesgevers en andere medewerkers. Mee het verschil maken voor studenten en lesgevers geeft je voldoening.
- Je kan vlot schakelen tussen diverse taken en slaagt erin om binnen een goed gevuld takenpakket een helikopterzicht te behouden.
- Je beschikt over goede administratieve en organisatorische vaardigheden.
- Je beschikt over een goed probleemoplossend vermogen en onverwachte situaties schrikken je niet af.
- Je bent stressbestendig, georganiseerd en sterk in timemanagement waarbij je vlot kan omgaan met deadlines.
- Je bent flexibel ingesteld, kan je soepel aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar en aan een evoluerende taakinhoud.
- Je communiceert mondeling en schriftelijk professioneel, heel vlot en helder in het Nederlands en hebt goede kennis van het Engels.
- Je bent assertief, empathisch en integer.
- Je bent teamgericht, maar kan zelfstandig werken.
- Je hebt een positieve en proactieve werkattitude.